Benutzer und Rechte

Einen Benutzer anlegen

Optionen → Grundeinstellungen → Benutzer → neu anlegen. Die Angaben sind auf mehrere Reiter verteilt.

Reiter Profil

Feld	Bedeutung
Name	Der Login-Name.
Passwort	Startpasswort. Der Benutzer kann es später unter Mein Konto ändern.
Name komplett	Ausgeschriebener Name, erscheint als Sachbearbeiter auf Belegen.
Durchwahl	Telefonnummer, für Formulare.
Initialen	Kürzel für die Änderungsprotokolle an Datensätzen.
Funktion	Rolle, z. B. „Vertrieb".
E-Mail	Absenderadresse und Ziel für „Passwort vergessen".
E-Mail-Signatur	Wird an ausgehende E-Mails angehängt. Ist der HTML-Versand eingeschaltet, mit Formatierung.
SMTP-Konfiguration	Eigener Mailserver-Zugang je Benutzer. Die Felder erscheinen nur, wenn der E-Mail-Versand auf die Variante Pro Benutzer eingestellt ist. Siehe E-Mail-Versand.

E-Mail-Adresse nicht vergessen

Ohne hinterlegte E-Mail-Adresse kann der Benutzer sein Passwort nicht selbst zurücksetzen – dann musst du es jedes Mal von Hand tun.

Reiter Einstellungen

Hier legst du fest, was der Benutzer in der Kartei sieht: welcher Reiter beim Öffnen einer Adresse aktiv ist (Kartei-Standard-Tab) und welche Reiter überhaupt angezeigt werden. Dazu kommen Belegpos. EK anzeigen (Einkaufspreis in den Belegpositionen) und Beleg Marge/DB1 anzeigen.

Bei einem gespeicherten Benutzer führt der Link Menü-Rechte zu den Menürechten (siehe unten). Speichere vorher, sonst gehen Änderungen in den Reitern verloren.

Reiter Druckeinstellungen

Je Belegart wählst du, welche Druckvorlage im Druckdialog vorausgewählt ist. Neben jeder Vorlage steht der zugeordnete Drucker. PDF (Standard) bedeutet: die erste Vorlage der Belegart. Jeder Benutzer kann das auch selbst unter Mein Konto ändern.

Reiter Telefon

Hier ordnest du dem Benutzer eine der eingerichteten Telefonanlagen zu. Erst dann kann er Rufnummern per Klick aus ERP² wählen. Kein Telefon (Wählen deaktiviert) schaltet das Wählen für ihn ab.

Reiter Berechtigung Belege

Eine Tabelle mit einer Zeile je Belegart und den Spalten Neu, Ändern und Löschen – siehe Rechte. Bei einem neuen Benutzer sind alle Haken gesetzt.

Rechte

Rechte werden pro Benutzer vergeben und steuern zweierlei:

1. Welche Menüpunkte er sieht (Menürechte).
2. Was er mit Belegen tun darf – je Belegart getrennt nach neu, ändern, löschen (Reiter Berechtigung Belege).

Beides zusammen entscheidet über die Oberfläche: Fehlt einem Benutzer das Recht Auftrag – neu, sieht er im Angebot die Schaltfläche zu Auftrag gar nicht erst. Es gibt also keine Fehlermeldung, sondern die Funktion ist schlicht nicht da – das ist die häufigste Ursache für „Bei mir fehlt der Knopf".

Die Belegrechte im Einzelnen:

Recht	Fehlt es, dann …
Neu	fehlen neu anlegen in der Belegliste, die Schaltflächen in der Kartei und das Weiterführen aus einem Vorbeleg in diese Belegart.
Ändern	lässt sich der Beleg nur ansehen, nicht bearbeiten.
Löschen	fehlt die Schaltfläche zum Löschen des Belegs.

Die Menürechte gelten auch dann, wenn jemand eine Seite direkt über ihre Adresse im Browser aufruft: Statt der Seite erscheint dann Sie haben keine Berechtigung für diesen Bereich. Ist ein Bereich nicht in der Edition deiner Installation enthalten, lautet die Meldung Dieser Bereich ist in Ihrer Edition nicht enthalten.

Rechte an der Aufgabe orientieren

Vergib Rechte entlang der Tätigkeit: Wer Angebote schreibt, braucht Angebot – neu/ändern und Auftrag – neu. Wer nur Auskunft gibt, braucht Leserechte. Löschrechte sind selten nötig – gelöschte Belege sind endgültig weg.

Welche Auswertungen ein Benutzer starten darf, regelst du gesondert über die Berechtigungen für Auswertungen.

Gesperrte Benutzer

Nach 10 fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen in Folge sperrt ERP² das Benutzerkonto. Ab dem ersten Fehlversuch zeigt die Anmeldeseite an, wie viele Versuche noch bleiben; eine erfolgreiche Anmeldung setzt den Zähler zurück.

Ein gesperrter Benutzer sieht beim Anmelden Ihr Konto wurde gesperrt! Bitte wenden Sie sich an einen Administrator. Auch „Passwort vergessen" hebt die Sperre nicht auf. Wende dich in diesem Fall an deine ERP²-Betreuung.

Benutzer ausscheiden lassen

Lösche Benutzer nicht, die noch auf Belegen stehen. Entziehe stattdessen die Rechte, damit die Historie nachvollziehbar bleibt.