Benutzer und Rechte¶
Einen Benutzer anlegen¶
Tools → Admin → Benutzer → neu anlegen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Der Login-Name. |
| Passwort | Startpasswort. Der Benutzer kann es später unter Mein Konto ändern. |
| Name komplett | Ausgeschriebener Name, erscheint als Sachbearbeiter auf Belegen. |
| Durchwahl | Telefonnummer, für Formulare. |
| Initialen | Kürzel für die Änderungsprotokolle an Datensätzen. |
| Funktion | Rolle, z. B. „Vertrieb". |
| Absenderadresse und Ziel für „Passwort vergessen". | |
| E-Mail-Signatur | Wird an ausgehende E-Mails angehängt. |
| SMTP-Konfiguration | Eigener Mailserver-Zugang je Benutzer, falls nicht der zentrale genutzt wird. Siehe E-Mail-Versand. |
E-Mail-Adresse nicht vergessen
Ohne hinterlegte E-Mail-Adresse kann der Benutzer sein Passwort nicht selbst zurücksetzen – dann musst du es jedes Mal von Hand tun.
Rechte¶
Rechte werden pro Benutzer vergeben und steuern zweierlei:
- Welche Menüpunkte er sieht (Menürechte).
- Was er mit Belegen tun darf – je Belegart getrennt nach neu, ändern, löschen.
Beides zusammen entscheidet über die Oberfläche: Fehlt einem Benutzer das Recht Auftrag – neu, sieht er im Angebot die Schaltfläche zu Auftrag gar nicht erst. Es gibt also keine Fehlermeldung, sondern die Funktion ist schlicht nicht da – das ist die häufigste Ursache für „Bei mir fehlt der Knopf".
Rechte an der Aufgabe orientieren
Vergib Rechte entlang der Tätigkeit: Wer Angebote schreibt, braucht Angebot – neu/ändern und Auftrag – neu. Wer nur Auskunft gibt, braucht Leserechte. Löschrechte sind selten nötig – gelöschte Belege sind endgültig weg.
Benutzer ausscheiden lassen¶
Lösche Benutzer nicht, die noch auf Belegen stehen. Entziehe stattdessen die Rechte, damit die Historie nachvollziehbar bleibt.