Angebot¶
Ein Angebot ist der erste Beleg im Vertriebsprozess. Es hält fest, was du einem Kunden zu welchem Preis anbietest, ohne dass daraus bereits eine Lieferpflicht entsteht. Nimmt der Kunde an, wird das Angebot mit einem Klick in einen Auftrag überführt – die Positionen werden dabei übernommen, du tippst nichts doppelt.
Berechtigung
Zum Anlegen und Ändern von Angeboten brauchst du das Recht Angebot – neu. Fehlt es, landest du beim Versuch, ein Angebot anzulegen, wieder in der Angebotsliste. Rechte vergibt der Administrator unter Benutzer und Rechte.
Ein Angebot anlegen¶
Ein neues Angebot beginnt immer beim Kunden – nicht bei einer leeren Belegmaske.
- Öffne Belege → Angebote. Du siehst die Liste aller Angebote.
- Klicke auf Neu. Es öffnet sich die Adress-Suche.
- Suche den Kunden und übernimm ihn. Findest du ihn nicht, lege ihn zuerst unter Adressen an.
Das Angebot wird sofort angelegt und gespeichert: Es bekommt eine Angebotsnummer aus dem Nummernkreis, das Belegdatum wird auf den heutigen Tag gesetzt, und aus der Adresse werden übernommen:
| Übernommen wird | Woher |
|---|---|
| Rechnungsadresse | die Zusatzadresse mit Kennzeichen Rechnungsadresse |
| Lieferadresse | die Zusatzadresse mit Kennzeichen Lieferadresse; ist eine davon als Standard markiert, gewinnt diese |
| Zahlungsbedingung | Feld Zahlungsbedingung der Kundenadresse |
Keine Lieferadresse, kein Angebot
Hat die Adresse keine als Lieferadresse gekennzeichnete Zusatzadresse, bricht das Anlegen ab und du landest zurück in der Angebotsliste. Ergänze in diesem Fall zuerst die Lieferadresse beim Kunden.
Danach steht das Angebot mit Kopfdaten, aber ohne Positionen. Weiter geht es im Reiter Positionen.
Die Reiter des Belegs¶
Jeder Beleg – Angebot, Auftrag, Rechnung – ist gleich aufgebaut. Wer den einen kennt, kennt alle.
Kunde, Adressen, Datum, Referenz, Zahlungs- und Lieferbedingung sowie der Kopftext (steht im Ausdruck über den Positionen) und der Fußtext (steht darunter). Details siehe Felder im Kopf.
Die eigentlichen Angebotszeilen: Artikel, Menge, Einzelpreis, Rabatt. Siehe Positionen erfassen.
Dateien am Beleg – etwa eine Skizze oder ein Kunden-Leistungsverzeichnis. Die Zahl im Reiter zeigt, wie viele Dokumente hängen.
Verlauf und interne Notizen zum Beleg. Diese Angaben erscheinen nicht im Ausdruck.
Positionen erfassen¶
Wechsle in den Reiter Positionen und füge Zeilen hinzu. Eine Position verweist entweder auf einen Artikel aus den Stammdaten oder ist eine freie Textzeile.
Beim Übernehmen eines Artikels ziehen sich Bezeichnung, Maßeinheit und Verkaufspreis automatisch. Preis und Bezeichnung kannst du danach im Beleg überschreiben, ohne dass das den Artikelstamm ändert.
Gesamtrabatt statt Einzelrabatte
Wenn du einen Nachlass auf das ganze Angebot geben willst, nutze die Schaltfläche Gesamtrabatt in der Werkzeugleiste, statt in jeder Position einzeln einen Rabatt einzutragen. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Administrator die Option Gesamtrabatt aktiviert hat.
Werkzeugleiste¶
Am oberen Rand des Belegs findest du die Aktionen. Welche davon sichtbar sind, hängt von deinen Rechten und der Konfiguration ab.
| Schaltfläche | Wirkung |
|---|---|
| Angebot kopieren | Legt ein neues Angebot mit denselben Positionen an – praktisch für wiederkehrende Angebote. |
| Kunde ändern | Tauscht den Kunden im bestehenden Angebot aus. Adressen und Zahlungsbedingung werden aus der neuen Adresse neu gezogen; die Positionen bleiben. |
| Interne Info | Notiz zum Beleg, nur intern sichtbar. Nur bei aktivierter Option Beleg-Info. |
| Gesamtrabatt | Rabatt auf die Angebotssumme. Nur bei aktivierter Option Gesamtrabatt. |
| Öffnet den Druckdialog mit Auswahl von Formular und Drucker. | |
| PDF Briefkopf | Erzeugt sofort ein PDF mit Briefkopf in einem neuen Tab – zum Prüfen oder für den manuellen Versand. |
| als E-Mail senden | Verschickt das Angebot als PDF. Erscheint nur, wenn beim Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. |
| zu Auftrag | Überführt das Angebot in einen Auftrag. Setzt das Recht Auftrag – neu voraus. |
| Kunde in neuem Tab öffnen | Springt in die Adresse des Kunden, ohne das Angebot zu verlassen. |
| Angebot löschen | Löscht den Beleg. |
Löschen ist endgültig
Ein gelöschtes Angebot lässt sich nicht wiederherstellen. Die Angebotsnummer wird nicht neu vergeben. Willst du das Angebot nur aus dem Blickfeld nehmen, markiere es stattdessen als abgelehnt.
Felder im Kopf¶
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Belegdatum | Datum des Angebots. Vorbelegt mit dem heutigen Tag. |
| Kundennummer | Der Kunde. Änderbar nur über Kunde ändern. |
| Rechnungsadresse | Anschrift für die spätere Rechnung. |
| Lieferadresse | Anschrift für die spätere Lieferung. |
| Ansprechpartner | Person beim Kunden, an die sich das Angebot richtet. |
| Referenz | Freies Feld für das Zeichen des Kunden, z. B. seine Anfragenummer. |
| Wunschtermin | Vom Kunden gewünschter Liefertermin. |
| Liefer-, Versand-, Zahlungsbedingung | Steuern den Text im Ausdruck. Die Zahlungsbedingung ist aus der Adresse vorbelegt. |
| Kopftext / Fußtext | Freitext oberhalb bzw. unterhalb der Positionen im Ausdruck. Vorlagen dafür pflegst du unter Textbausteine. |
| Abgelehnt | Kennzeichnet ein Angebot, das der Kunde nicht angenommen hat. |
| Freifelder | Zusätzliche Felder, die dein Administrator beschriften kann. |
Wer den Beleg angelegt und wer ihn zuletzt geändert hat, hält ERP² automatisch fest und zeigt es im Reiter Info.
Vom Angebot zum Auftrag¶
Nimmt der Kunde an:
- Öffne das Angebot.
- Klicke zu Auftrag.
- Bestätige im Dialog.
Es entsteht ein neuer Auftrag mit den Positionen des Angebots. Das Angebot bleibt unverändert erhalten – du kannst also jederzeit nachvollziehen, was ursprünglich angeboten wurde.
Wenn etwas nicht klappt¶
Die Schaltfläche zu Auftrag fehlt
Dir fehlt das Recht Auftrag – neu. Der Administrator kann es dir geben.
als E-Mail senden wird nicht angezeigt
Beim Kunden ist weder eine E-Mail-Adresse noch eine Rechnungs-E-Mail-Adresse hinterlegt. Ergänze sie in der Adresse; danach erscheint die Schaltfläche.
Beim Anlegen lande ich sofort wieder in der Liste
Zwei mögliche Ursachen: Dir fehlt das Recht Angebot – neu, oder der Kunde hat keine Lieferadresse. Der zweite Fall wird im Fehlerprotokoll vermerkt.
Der Ausdruck sieht falsch aus
Das Layout kommt aus dem Formular, nicht aus dem Beleg. Siehe Formulare und Druck.