Grundeinstellungen¶
Unter Optionen liegen die systemweiten Einstellungen.
| Menüpunkt | Inhalt |
|---|---|
| Grundeinstellungen | Verhalten von ERP² (Allgemeine Einst.), Mandantendaten, Benutzer, Belegarten, E-Mail, Drucker, Scripte, Backup und weitere Stammtabellen. |
| Klassifizierung | Kriterien zur Einordnung von Adressen (Branchen, Merkmale, Status). |
| Preise | Preisgruppen und Preisfindung, siehe Artikel. |
Allgemeine Einstellungen¶
Optionen → Grundeinstellungen → Allgemeine Einst. ist in Reiter gegliedert: Allgemein, Ansicht, API, Belege, Dashboard, Kartei und Lizenz (siehe Edition und Lizenz). Manche Einstellungen haben ein -Symbol; zeigst du darauf, erscheint eine Erläuterung.
Optionen, die die Oberfläche verändern¶
Einige Einstellungen blenden Funktionen ein oder aus. Erscheint eine im Handbuch beschriebene Schaltfläche bei dir nicht, ist meist eine dieser Optionen abgeschaltet (oder es fehlt ein Recht):
| Option | Wirkung |
|---|---|
| Gesamtrabatt in Belegen verwenden | Blendet die Schaltfläche Gesamtrabatt in Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Abschlagsrechnung ein. |
| Interne Info bei abgerufenen Belegen bearbeitbar | Blendet die Schaltfläche Interne Info ein, mit der sich die interne Notiz auch bei bereits abgerufenen (gesperrten) Belegen ändern lässt. |
| Projekte in Belegen verwenden | Zeigt im Belegkopf das Feld Projekt. |
| HTML in Kopf- und Fußtexten | Das große Textfenster für Kopf- und Fußtext wird zum Editor mit Formatierungen. |
| Summenzeile netto/brutto in Beleglisten | Summenzeile unter den Beleglisten (gilt für die angezeigte Seite). |
| Kürzel für Fettdruck / Unterstreichen im Beleg | Kürzel für Hervorhebungen in Positionstexten; leer = * bzw. _. |
| Platzhalter in Belegtexten (Warnung) | Kommagetrennte Zeichenfolgen (Standard ...,....,###), vor denen beim Drucken, Versenden und Weiterführen gewarnt wird; leer = keine Prüfung. |
| Bauleistungen gemäß §13b UStG berücksichtigen | Blendet in der Adresse die §13b-Abfrage mit Gültigkeitsdatum ein. |
| Artikel aus Unter-Warengruppen anzeigen | Bei Auswahl einer Warengruppe mit Untergruppen zeigen Artikelliste und das Fenster Artikel hinzufügen im Beleg auch die Artikel der Untergruppen mit an, nicht nur die der gewählten Gruppe. |
| Schnellwahl anzeigen | Blendet die Schnellwahl (F4) ein. |
| Staffelpreise verwenden | Blendet im Artikel den Bereich Staffelpreise ein. |
| Info bei Lieferadressen | Blendet an Liefer-Anschriften ein Feld Info ein. |
| Filialen anzeigen | Schaltet die Filialverwaltung an Adressen ein. Erst dann lassen sich Filialen in Kundenliste anzeigen und Filialen-Ansprechpartner in Auswahllisten (Ansprechpartner) einschalten. |
| HTML-Emails für Belegversand | Formatierte E-Mails, siehe E-Mail-Versand. |
Protokollierung automatischer Vorgänge¶
Zwei Schalter im Reiter Allgemein steuern, ob automatische Vorgänge an deine ERP²-Betreuung gemeldet werden:
| Option | Wirkung |
|---|---|
| Autobelege in warning.log protokollieren | Ein Eintrag, wenn ein fälliger automatischer Beleg in einen Lieferschein umgewandelt wurde. |
| Auto-Tickets in warning.log protokollieren | Ein Eintrag, wenn aus einer fälligen Vorlage ein automatisches Ticket erzeugt wurde. |
Das Protokoll wird per Mail an die Betreuung verschickt. Lass beide Schalter aus, solange es keinen Anlass gibt – etwa die Frage, ob ein Autobeleg überhaupt erzeugt wurde.
E-Rechnung¶
Rechnungen und Abschlagsrechnungen erzeugt ERP² – sofern die Druckvorlage dafür eingerichtet ist – als E-Rechnung. In welcher Form, legst du im Reiter Belege mit Format E-Rechnung fest:
| Format | Ergebnis |
|---|---|
| ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) | Ein PDF, das die maschinenlesbaren Rechnungsdaten enthält. Für die meisten Kunden die richtige Wahl. |
| XRechnung (XML-Datei) | Die Rechnungsdaten als eigene XML-Datei. Das verlangen vor allem öffentliche Auftraggeber. Beim E-Mail-Versand geht die XML-Datei raus. |
Die Einstellung gilt für alle Kunden. Für einzelne Kunden übersteuerst du sie in der Adresse im Reiter Zuordnung, Feld E-Rechnung.
Mandant¶
Die Mandantendaten – Firma, Anschrift, Bankverbindung, Gläubiger-ID für SEPA – stehen unter Optionen → Grundeinstellungen → Mandant. Sie fließen in Formulare, in die E-Rechnung und in die Platzhalter der Zahlungsbedingungen ein. Pflichtfelder sind beim Speichern zwingend auszufüllen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung Firma, Straße, PLZ, Ort, Zusatz 1–3 | Die eigene Anschrift und Zusatzangaben wie Geschäftsführer oder HRB-Nummer. |
| Email allgemein, Umsatzsteuer-ID, Steuernummer | Pflichtangaben auf Rechnung und E-Rechnung. |
| IBAN, BIC | Die eigene Bankverbindung. Beim Speichern prüft ERP² die Prüfziffer der IBAN und warnt, wenn sie nicht stimmt – gespeichert wird trotzdem. |
| Kontakt Name, Abteilung, Telefon, Fax, Email | Ansprechpartner für Rückfragen zur E-Rechnung. |
| GS1 Global Location Number | Eigene GLN, falls vorhanden. |
| Zoll-/Steuerkennung (EORI) | Siehe unten. |
| SEPA-Gläubiger-ID, SEPA-Formatversion (Lastschrift) | Grundlage für die SEPA-Lastschrift. Die Formatversion richtet sich danach, was deine Bank annimmt. |
| Rechnungen automatisch validieren | Siehe Rechnungsvalidierung. |
Dazu gehört auch die Zoll-/Steuerkennung (EORI) des eigenen Unternehmens. Das Gegenstück beim Geschäftspartner steht in der Adresse im Reiter Zuordnung.
Gläubiger-ID
Ohne korrekte Gläubiger-ID im Mandanten sind SEPA-Lastschriften nicht einreichbar. Prüfe sie, bevor du den ersten Einzug erzeugst.
Länder und PLZ-Formate¶
Zu jedem Land gehört ein PLZ-Format. Es entscheidet, welche Postleitzahlen in einer Adresse dieses Landes angenommen werden – deutsche fünfstellige Zahlen ebenso wie britische Kombinationen aus Buchstaben und Ziffern.
Die Formate sind für alle Länder vorbelegt und werden zentral in der Länderliste gepflegt. Beim einzelnen Land siehst du sie als schreibgeschützten Text; zu ändern gibt es dort im Normalfall nichts.
Land ohne Format prüft nicht
Ist bei einem Land kein Format hinterlegt, wird die PLZ dort auch nicht geprüft. Das betrifft die Länder, die gar kein Postleitzahlensystem haben – und ist dort richtig so.
Ebenfalls zentral hinterlegt sind die Telefonvorwahlen. ERP² trennt damit eine eingegebene Rufnummer in Vorwahl und Anschluss und gibt sie einheitlich formatiert aus. Der Bestand wird mit den Updates aktualisiert.
Rechnungsvalidierung¶
Ist in den Mandantendaten Rechnungen automatisch validieren angehakt, prüft ERP² jede Nacht die E-Rechnungen des Vortags – Rechnungen und Abschlagsrechnungen – gegen das offizielle Prüfwerkzeug für E-Rechnungen. Dazu werden die PDF-Dateien an einen Prüfdienst deiner ERP²-Betreuung übermittelt. Fällt eine Rechnung durch, geht eine Meldung an deine ERP²-Betreuung. So fällt eine fehlerhafte E-Rechnung auf, bevor der Kunde sie zurückweist.
Telefonie¶
Unter Optionen → Grundeinstellungen → Telefonie legst du die Telefonanlagen bzw. Telefone an, über die ERP² per Klick wählen kann:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name, den du dem Benutzer zuordnest, z. B. „Telefon Rezeption". |
| Wähl-URL | Die Adresse, über die die Telefonanlage einen Anruf auslöst. #num# steht für die zu wählende Rufnummer. Die passende Adresse nennt dir der Hersteller deiner Telefonanlage. |
Welches Telefon ein Benutzer verwendet, legst du im Reiter Telefon der Benutzerverwaltung fest; jeder Benutzer kann das auch selbst unter Mein Konto wählen. Die Wähl-URL selbst sieht der Benutzer nicht.
Menüsystem¶
Unter Optionen → Grundeinstellungen → Menüsystem lässt sich das Hauptmenü anpassen: Menüpunkte umbenennen (Name), umsortieren (Sortierung) oder unter einen anderen Menüpunkt verschieben (Übergeordnetes Menü).
Nur Name, Sortierung und Position ändern
Die Felder Link, Function (Modul), Privileg und Icon verbinden den Menüpunkt mit der Programmfunktion und den Rechten. Ändere sie nur nach Vorgabe deiner ERP²-Betreuung – sonst verschwindet ein Menüpunkt oder führt ins Leere.