E-Mail-Versand¶
ERP² verschickt Belege, Mahnungen und Passwort-Links per E-Mail. Dafür braucht sie einen SMTP-Zugang.
Zentrale Konfiguration¶
Optionen → Grundeinstellungen → Email: Hier hinterlegst du die Mailserver, über die ERP² verschickt.
Varianten¶
Zuerst wählst du die E-Mail Variante – sie bestimmt, über welches Postfach ein Beleg verschickt wird:
| Variante | Wirkung |
|---|---|
| Global (eine E-Mail für alle) | Alle Belege gehen über ein gemeinsames Postfach, etwa info@…. |
| Pro Benutzer | Jeder Benutzer verschickt über sein eigenes Postfach. Den Zugang trägst du in der Benutzerverwaltung beim jeweiligen Benutzer ein; beim Versand gelten die Zugangsdaten des angemeldeten Benutzers. Antworten des Kunden landen direkt bei ihm. |
| Pro Belegart | Jede Belegart hat ein eigenes Postfach, etwa Rechnungen über buchhaltung@…, Bestellungen über einkauf@…. Für jede Belegart gibt es einen eigenen Reiter – Angebot, Auftrag, Lieferschein, Abschlagsrechnung, Rechnung, Bestellung und Mahnung. |
Je Postfach trägst du ein:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mailserver SMTP, Port SMTP, Verschlüsselung SMTP | Der Postausgangsserver (Verschlüsselung keine, TLS oder SSL). |
| Mailserver IMAP | Optional, siehe Kopie im Gesendet-Ordner. |
| Absendername, Absender-Adresse, Passwort | Wie die Mail beim Kunden erscheint und die Anmeldedaten des Postfachs. |
| BCC-Adresse | Erhält von jeder Mail eine Blindkopie. |
| Reply-To-Adresse | Antworten des Kunden gehen an diese Adresse statt an den Absender. |
Mit Belegversand testen bzw. Test Belegart schickt ERP² eine Testmail an die eingetragene Absender-Adresse – so prüfst du die Zugangsdaten, ohne einen Beleg zu verschicken.
Kopie im Gesendet-Ordner¶
Ist zusätzlich ein Mailserver IMAP eingetragen, legt ERP² jede verschickte Mail als Kopie im Gesendet-Ordner des Postfachs ab. Den Ordner findet ERP² selbst (üblich sind Namen wie „Sent" oder „Gesendet"). Damit siehst du auch im Mailprogramm, was aus ERP² verschickt wurde. Bleibt das Feld leer, entfällt die Kopie.
HTML-E-Mails¶
Mit der Option HTML-Emails für Belegversand in den Grundeinstellungen verschickt ERP² formatierte Mails. Dann
- gibt es im Dialog als E-Mail senden – auch bei Mahnungen – einen Editor mit Formatierungen statt eines einfachen Textfelds,
- steht in der Belegart das Feld E-Mail Text (HTML) zur Verfügung,
- wird die E-Mail-Signatur in Mein Konto und in der Benutzerverwaltung ebenfalls formatiert gepflegt.
Signatur¶
Die E-Mail-Signatur wird pro Benutzer gepflegt (Mein Konto) und an ausgehende Mails angehängt.
Mahnungen¶
Mahnungen gehen über dasselbe Postfach wie die Belege. Bei der Variante Pro Belegart haben sie einen eigenen Reiter Mahnung; er ist beim Update mit den Werten der globalen Konfiguration vorbelegt. Betreff und Text einer Mahnung kommen nicht aus der Belegart, sondern aus den Mahntexten.
Betreff und Text pro Belegart¶
Womit ein Beleg beim Kunden ankommt, legst du je Belegart fest – in der Belegart-Verwaltung im Reiter Texte:
| Feld | Wirkung |
|---|---|
| E-Mail Betreff | Betreffzeile der Mail. Vorbelegt mit {{belegart}} {{bnr}}, also etwa „Rechnung 10023". Eine Druckvorlage kann einen eigenen Betreff mitbringen, der dann Vorrang hat. |
| E-Mail Text | Der Nachrichtentext. |
| E-Mail Text (HTML) | Formatierte Fassung, sofern der HTML-Versand eingeschaltet ist. |
In allen drei Feldern kannst du Platzhalter
verwenden. Der Knopf {{…}} neben dem Feld öffnet die Liste und fügt den
gewählten Platzhalter an der Cursorposition ein.
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
{{belegart}} |
Bezeichnung der Belegart, z. B. „Rechnung" |
{{bnr}} |
Belegnummer |
{{bdat}} |
Belegdatum |
{{referenz}} |
Referenz aus dem Belegkopf |
{{anrede}} |
Anrede des Empfängers – nur im Text, nicht im Betreff |
{{anredefoermlich}} |
Förmliche Anrede – nur im Text, nicht im Betreff |
Anrede gehört nicht in den Betreff
{{anrede}} und {{anredefoermlich}} werden nur im E-Mail-Text ersetzt.
Stehen sie im Betreff, verschickst du die geschweiften Klammern mit.
Druckvorlage für den E-Mail-Versand¶
Standardmäßig hängt am E-Mail-Versand das Standardlayout der Belegart. Hat eine Belegart mehrere Druckvorlagen – etwa eine Bestellung und eine Anfrage im Bestell-Layout –, legst du im Reiter Druckvorlagen der Belegart fest, welche davon auch für den E-Mail-Versand angeboten werden:
| Spalte | Wirkung |
|---|---|
| Gibt die Vorlage für den E-Mail-Versand frei. | |
| E-Mail-Standard | Diese Vorlage ist im E-Mail-Dialog vorausgewählt. Pro Belegart kann es nur einen Standard geben; wer Standard ist, ist automatisch auch freigegeben. |
| E-Mail-Betreff | Eigener Betreff für diese Vorlage, z. B. Anfrage {{bnr}}. Leer = der Betreff der Belegart aus dem Reiter Texte. Platzhalter wie oben. |
Die Änderungen werden sofort gespeichert. Ohne Standard ist die erste freigegebene Vorlage in der Reihenfolge der Spalte Nr. vorausgewählt.
Im Dialog als E-Mail senden wirkt sich das so aus:
- Keine Vorlage freigegeben: alles wie bisher – es geht das Standardlayout der Belegart raus.
- Eine Vorlage freigegeben: Diese Vorlage wird angehängt, eine Auswahl erscheint nicht.
- Mehrere Vorlagen freigegeben: Über dem Link auf die Belegdatei steht eine Auswahlliste. Wählst du dort eine andere Vorlage, wird die Datei neu erzeugt und der Betreff auf den der Vorlage umgestellt. Einen schon von Hand geänderten Betreff überschreibt der Wechsel.
XRechnung hat Vorrang
Bekommt ein Kunde seine Rechnungen als XRechnung, geht bei Rechnung und Abschlagsrechnung weiterhin die XML-Datei raus – unabhängig von der gewählten Druckvorlage.
Dokumente automatisch anhängen¶
Im Reiter Email-Dokumente der Belegart hinterlegst du Dateien, die mit jedem Beleg dieser Art mitgehen sollen – AGB, Datenschutzhinweis, ein Rücksendeformular.
Jedes Dokument hat ein Kennzeichen Pflicht:
- Pflicht gesetzt: Die Datei hängt bei jedem Versand an, im E-Mail-Dialog ist sie fest angehakt.
- Pflicht nicht gesetzt: Die Datei steht im E-Mail-Dialog zur Auswahl und wird nur angehängt, wenn der Anwender sie ankreuzt.
Sparsam mit Pflicht-Anhängen
Jeder Pflicht-Anhang vergrößert jede Mail. AGB als Pflicht sind sinnvoll, ein 8-MB-Katalog nicht – den setzt du besser als wählbares Dokument.
Ohne E-Mail kein Passwort-Reset
Die Funktion „Passwort vergessen" verschickt einen Link per E-Mail. Ist der Versand nicht eingerichtet, funktioniert sie nicht – und du musst Passwörter von Hand setzen.
Nach der Einrichtung sofort testen
Verschicke ein Angebot an dich selbst. Prüfe Absender, Signatur und dass der PDF-Anhang ankommt.