E-Mail-Versand

ERP² verschickt Belege, Mahnungen und Passwort-Links per E-Mail. Dafür braucht sie einen SMTP-Zugang.

Zentrale Konfiguration

Tools → Admin → E-Mail: Hier hinterlegst du den Mailserver, über den ERP² verschickt.

Persönlicher SMTP-Zugang

Zusätzlich kann jeder Benutzer einen eigenen SMTP-Zugang bekommen. Dann gehen seine Belege über sein eigenes Postfach raus – Antworten des Kunden landen direkt bei ihm.

Signatur

Die E-Mail-Signatur wird pro Benutzer gepflegt (Mein Konto) und an ausgehende Mails angehängt.

Betreff und Text pro Belegart

Womit ein Beleg beim Kunden ankommt, legst du je Belegart fest – in der Belegart-Verwaltung im Reiter Texte:

Feld	Wirkung
E-Mail Betreff	Betreffzeile der Mail. Vorbelegt mit {{belegart}} {{bnr}}, also etwa „Rechnung 10023".
E-Mail Text	Der Nachrichtentext.
E-Mail Text (HTML)	Formatierte Fassung, sofern der HTML-Versand eingeschaltet ist.

In allen drei Feldern kannst du Platzhalter verwenden. Der Knopf {{…}} neben dem Feld öffnet die Liste und fügt den gewählten Platzhalter an der Cursorposition ein.

Platzhalter	Wird ersetzt durch
{{belegart}}	Bezeichnung der Belegart, z. B. „Rechnung"
{{bnr}}	Belegnummer
{{bdat}}	Belegdatum
{{referenz}}	Referenz aus dem Belegkopf
{{anrede}}	Anrede des Empfängers – nur im Text, nicht im Betreff
{{anredefoermlich}}	Förmliche Anrede – nur im Text, nicht im Betreff

Anrede gehört nicht in den Betreff

{{anrede}} und {{anredefoermlich}} werden nur im E-Mail-Text ersetzt. Stehen sie im Betreff, verschickst du die geschweiften Klammern mit.

Dokumente automatisch anhängen

Im Reiter Email-Dokumente der Belegart hinterlegst du Dateien, die mit jedem Beleg dieser Art mitgehen sollen – AGB, Datenschutzhinweis, ein Rücksendeformular.

Jedes Dokument hat ein Kennzeichen Pflicht:

• Pflicht gesetzt: Die Datei hängt bei jedem Versand an, im E-Mail-Dialog ist sie fest angehakt.
• Pflicht nicht gesetzt: Die Datei steht im E-Mail-Dialog zur Auswahl und wird nur angehängt, wenn der Anwender sie ankreuzt.

Sparsam mit Pflicht-Anhängen

Jeder Pflicht-Anhang vergrößert jede Mail. AGB als Pflicht sind sinnvoll, ein 8-MB-Katalog nicht – den setzt du besser als wählbares Dokument.

Ohne E-Mail kein Passwort-Reset

Die Funktion „Passwort vergessen" verschickt einen Link per E-Mail. Ist der Versand nicht eingerichtet, funktioniert sie nicht – und du musst Passwörter von Hand setzen.

Nach der Einrichtung sofort testen

Verschicke ein Angebot an dich selbst. Prüfe Absender, Signatur und dass der PDF-Anhang ankommt.