Grundlagen der Belegbearbeitung¶
Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung, Wareneingang: Alle Belege funktionieren nach demselben Muster. Dieses Kapitel erklärt es einmal – die Modulkapitel beschreiben danach nur noch die Besonderheiten.
Ein Beleg beginnt beim Kunden¶
Ein neuer Beleg wird nicht als leeres Formular geöffnet. Du wählst zuerst den Kunden (Popup Adress-Suche), und ERP² legt den Beleg sofort an: mit Belegnummer aus dem Nummernkreis, heutigem Belegdatum und den Adressen aus dem Kundenstamm.
Noch schneller geht es aus der Kartei des Kunden heraus: Angebot erstellen, Auftrag erstellen, …
Die vier Reiter¶
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Kopf/Fuß | Adressen, Datum, Referenz, Bedingungen, Kopf- und Fußtext. |
| Positionen | Die Zeilen des Belegs: Artikel, Menge, Preis, Rabatt. |
| Dokumente | Dateien am Beleg. Die Zahl im Reiter zeigt, wie viele. |
| Info | Interner Verlauf. Erscheint nicht im Ausdruck. |
Positionen¶
Eine Position verweist auf einen Artikel oder ist freier Text. Beim Übernehmen eines Artikels ziehen sich Bezeichnung, Einheit und Preis automatisch; überschreibst du sie im Beleg, bleibt der Artikelstamm unberührt.
Einen Nachlass auf die Gesamtsumme gibst du über Gesamtrabatt in der Werkzeugleiste, nicht über Einzelrabatte in jeder Zeile.
Belege umwandeln¶
Die Umwandlung („zu Auftrag", „zu Lieferschein", „zu Rechnung") erzeugt einen neuen Beleg mit den Positionen des alten. Der Ursprungsbeleg bleibt unverändert erhalten. So bleibt nachvollziehbar, was ursprünglich angeboten und was tatsächlich geliefert wurde.
Die Schaltfläche erscheint nur, wenn du das Recht für die Zielbelegart besitzt: „zu Auftrag" setzt das Recht Auftrag – neu voraus.
Drucken und Versenden¶
| Aktion | Ergebnis |
|---|---|
| Druckdialog mit Auswahl von Formular und Drucker. | |
| PDF Briefkopf | PDF mit Briefkopf in einem neuen Browser-Tab – zum Prüfen oder für den manuellen Versand. |
| als E-Mail senden | Versand als PDF-Anhang. Erscheint nur, wenn beim Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. |
Das Layout des Ausdrucks kommt aus dem Formular, nicht aus dem Beleg. Sieht der Ausdruck falsch aus, liegt es fast nie am Beleg.
Löschen¶
Gelöschte Belege sind endgültig weg, die Nummer wird nicht neu vergeben. Statt zu löschen, kennzeichne einen Beleg lieber als erledigt oder abgelehnt.
Gebuchte Belege
Lieferschein und Wareneingang verändern Lagerbestände. Ein Löschen wirkt sich daher auch auf den Bestand aus – prüfe hinterher die Bestände der betroffenen Artikel.