Grundlagen der Belegbearbeitung

Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Abschlagsrechnung, Bestellung, Wareneingang: Alle Belege funktionieren nach demselben Muster. Dieses Kapitel erklärt es einmal – die Modulkapitel beschreiben danach nur noch die Besonderheiten.

Ein Beleg beginnt beim Kunden

Ein neuer Beleg wird nicht als leeres Formular geöffnet. Du wählst zuerst den Kunden (Popup Adress-Suche), und ERP² legt den Beleg sofort an: mit Belegnummer aus dem Nummernkreis, heutigem Belegdatum und den Adressen aus dem Kundenstamm.

Noch schneller geht es aus der Kartei des Kunden heraus: Angebot erstellen, Auftrag erstellen, …

Als Lieferadresse übernimmt ERP² die Zusatzadresse, die beim Kunden als Standard-Lieferadresse markiert ist; gibt es keine solche Markierung, die erste Lieferadresse. Hat der Kunde mehrere Liefer- oder Rechnungsadressen, steht im Reiter Kopf/Fuß neben der Überschrift der Hinweis „… vorhanden, bitte wählen…" – ein Klick darauf öffnet die Auswahl.

Beim Anlegen können zwei Rückfragen erscheinen:

• Kundenstatus: Ist im Adress-Status des Kunden Warnung bei neuen Belegen gesetzt, zeigt ERP² vor dem Anlegen einen Hinweis mit dem Status. Erlaubt der Status das Anlegen dieser Belegart nicht, landest du nach dem Bestätigen wieder in der Liste – der Beleg wird nicht angelegt.
• §13b Bauleistungen: Ist beim Kunden die Abfrage nach §13b UStG eingeschaltet, fragt ERP² beim neuen Beleg (und beim Weiterführen in einen neuen Beleg), ob Bauleistungen gemäß §13b UStG berücksichtigt werden sollen. Die Antwort steht danach als Kennzeichen §13b UStG Bauleistungen im Belegkopf. Ist beim Kunden ein Gültigkeitsdatum hinterlegt, warnt der Dialog, wenn es abgelaufen ist oder innerhalb eines Monats abläuft – und ebenso, wenn gar keines hinterlegt ist.

Die vier Reiter

Reiter	Inhalt
Kopf/Fuß	Adressen, Datum, Referenz, Bedingungen, Kopf- und Fußtext.
Positionen	Die Zeilen des Belegs: Artikel, Menge, Preis, Rabatt.
Dokumente	Dateien am Beleg und an seinen Vorbelegen. Die Zahl im Reiter zeigt, wie viele.
Info	Wer den Beleg wann angelegt und zuletzt geändert hat. Erscheint nicht im Ausdruck.

Der Belegkopf

Über den Reitern zeigt jeder Beleg Nummer, Datum, Kunde und Anschrift, die Summen Netto und Brutto (bei einem Gesamtrabatt zusätzlich den Rabattbetrag) sowie Kennzeichen wie gedruckt, abgerufen oder abgelehnt.

Anzeige	Bedeutung
Gesamt-DB1, Gesamt-Marge %	Deckungsbeitrag und Marge des Belegs, nach Abzug eines Gesamtrabatts. Erscheinen nur, wenn in deinem Benutzer Beleg Marge/DB1 anzeigen eingeschaltet ist – so lässt sich die Marge vor Kollegen ausblenden, die mit dem Kunden am Bildschirm sitzen.
⚠ KREDITLIMIT (rot)	Der Kunde hat sein Kreditlimit überschritten. Das Kreditlimit stammt aus der Adresse; als in Anspruch genommen zählen offene Aufträge, noch nicht berechnete Lieferscheine und unbezahlte Rechnungen. Fährst du mit der Maus über die Warnung, siehst du die Aufstellung.

Wann die Kreditlimit-Warnung erscheint

Geprüft wird nur in Belegarten, bei denen dein Administrator in der Belegart-Verwaltung (Optionen → Grundeinstellungen → Belegarten) das Häkchen Kreditlimit prüfen gesetzt hat. Blockiert wird nichts – es bleibt bei der Warnung. Ist beim Kunden kein Kreditlimit eingetragen, gilt jeder offene Betrag als Überschreitung.

Kopfdaten bearbeiten

Der Reiter Kopf/Fuß ist zunächst schreibgeschützt. Mit Kopf ändern rechts neben den Reitern schaltest du ihn zum Bearbeiten frei, mit Speichern an derselben Stelle speicherst du. Bei einem bereits vollständig abgerufenen Beleg fehlt der Knopf – der Kopf bleibt dann gesperrt.

Feld	Hinweis
Ansprechpartner	Über … wählst du aus den Ansprechpartnern des Kunden. Ist die Option Filialen-Ansprechpartner in Auswahllisten eingeschaltet, zeigt die Auswahl zusätzlich die Ansprechpartner der Zentrale und der übrigen Filialen, jeweils unter der Anschrift ihres Standorts.
Projekt	Nur bei eingeschalteter Option Projekte in Belegen verwenden. Über … ordnest du den Beleg einem Projekt zu, x hebt die Zuordnung auf. Ein Beleg, den du aus einem Projekt heraus anlegst, ist ihm bereits zugeordnet.
interne Info	Interne Notiz zum Beleg, erscheint nicht im Ausdruck.
Kopftext / Fußtext	Freitext über bzw. unter den Positionen im Ausdruck.

Kopf- und Fußtext im großen Fenster

Im Bearbeitungsmodus steht neben Kopf- und Fußtext das Symbol vergrößern. Es öffnet den Text in einem großen Fenster; rechts daneben stehen die Textbausteine, die für Kopf- bzw. Fußtext und für diese Belegart freigegeben sind. Ein Klick fügt den Baustein ein, die Suche darüber filtert die Liste. Übernehmen schreibt den Text zurück ins Feld; gespeichert wird er erst mit Speichern.

Ist die Option HTML in Kopf- und Fußtexten eingeschaltet, ist das Fenster ein Editor mit Formatierungen: Überschriften, fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen, Farben, Listen, Links und Tabellen.

Rechtschreibprüfung

Kopf- und Fußtext sowie der Nachrichtentext beim E-Mail-Versand sind für die Rechtschreibprüfung deines Browsers freigegeben. Tippfehler werden dort unterstrichen, sofern die Prüfung im Browser eingeschaltet ist.

Positionen

Eine Position verweist auf einen Artikel oder ist freier Text. Beim Übernehmen eines Artikels ziehen sich Bezeichnung, Einheit und Preis automatisch; überschreibst du sie im Beleg, bleibt der Artikelstamm unberührt.

Neue Positionen fügst du im Reiter Positionen mit Position hinzufügen (F9) hinzu. Im Fenster Artikel auswählen suchst du über das Suchfeld und schränkst über Warengruppe auf eine Warengruppe ein; die zuletzt gewählte Warengruppe bleibt für die nächste Suche eingestellt. Bleibt nur ein Treffer übrig, wird das Suchfeld grün und Enter übernimmt den Artikel.

Nach dem Speichern einer Position springt die Liste zu der Zeile, die du gerade hinzugefügt oder geändert hast.

Hinweise beim Erfassen

• Hinweis zum Artikel: Steht im Artikel bei der Anzeige des Belegtexts Hinweis, Info anzeigen, erscheint beim Hinzufügen des Artikels der Belegtext zusätzlich als Hinweisfenster.
• Gebindemenge: Hat der Artikel eine Gebindemenge größer 1 und ist für die Belegart Gebindemengen prüfen eingeschaltet, zeigt das Positionsfenster den Hinweis „Gebindemenge … Stück".

Gehört der Artikel zu einer Artikelkette, fügt ERP² zusätzlich alle Artikel der Kette als eigene Positionen ein.

Gesamtrabatt

Ist die Option Gesamtrabatt in Belegen verwenden eingeschaltet, steht in Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Abschlagsrechnung die Schaltfläche Gesamtrabatt. Du gibst den Nachlass entweder in Prozent oder als Euro-Betrag ein – trägst du einen Wert ein, wird der andere auf 0 gesetzt. Der Rabatt erscheint im Belegkopf als eigene Zeile über Netto und Brutto.

Fett und unterstrichen im Ausdruck

In Bezeichnung und Langtext einer Position kannst du einzelne Wörter oder ganze Passagen – auch über mehrere Zeilen – hervorheben:

Eingabe	Ausdruck
*wichtig*	wichtig (fett)
_wichtig_	wichtig (unterstrichen)

Formatiert wird nur, wenn die Kürzel paarweise vorkommen. Enthalten deine Texte diese Zeichen aus anderen Gründen – etwa technische Bezeichner wie create_license_order() –, kann dein Administrator unter Optionen → Grundeinstellungen → Allgemeine Einst., Reiter Belege, andere Kürzel festlegen (Kürzel für Fettdruck im Beleg, Kürzel für Unterstreichen im Beleg), zum Beispiel ** und __.

Zwischensumme

Eine Zwischensumme ist eine eigene, lila hinterlegte Zeile. Sie summiert alle Artikelpositionen seit der vorherigen Zwischensumme (bzw. seit Belegbeginn). Textzeilen und Alternativpositionen zählen nicht mit. Die Zwischensumme selbst geht nicht in die Belegsumme ein und wird nach jeder Änderung der Positionen neu berechnet.

Einfügen kannst du sie über das Kontextmenü (siehe unten).

Das Kontextmenü der Positionen

Ein Rechtsklick auf eine Position öffnet ein Menü:

Menüpunkt	Wirkung
Position an andere Stelle schieben	Fragt nach der neuen Positionsnummer und sortiert um.
aktuelle Position kopieren	Fügt eine Kopie direkt hinter der Position ein.
Zwischensumme danach einfügen	Fügt hinter der Position eine Zwischensumme ein.
Vorbeleg der Position öffnen	Öffnet in einem neuen Tab den Beleg, aus dem die Position stammt – etwa das Angebot zur Auftragsposition.
Folgebeleg der Position	Öffnet in einem neuen Tab den Beleg, in den die Position weitergeführt wurde – etwa den Lieferschein zur Auftragsposition.
Artikel öffnen	Öffnet den Artikel der Position in einem neuen Tab.
als Artikel in Artikelstamm übernehmen	Nur bei allgemeinen Artikeln: legt aus der Position einen neuen Artikel an.

Gibt es zur Position keinen Vor- oder Folgebeleg, ist der Menüpunkt ausgegraut. Die ersten drei Punkte erscheinen nur mit Änderungsrecht für die Belegart und sind bei einem vollständig abgerufenen Beleg gesperrt.

Zusätzliche Positionsnummer

Ist die Option für die zusätzliche Positionsnummer eingeschaltet, hat jede Position im Bearbeitungsfenster zusätzlich das Feld Pos-Typ. Der Typ bestimmt, wie die Zeile durchnummeriert wird – so lassen sich zum Beispiel Hauptpositionen und untergeordnete Zeilen getrennt zählen. Nach jeder Änderung nummeriert ERP² den ganzen Beleg neu.

Die Typen selbst richtet dein Administrator ein. Ist die Option aus, siehst du das Feld nicht und es gilt nur die normale Positionsnummer.

Die zusätzliche Positionsnummer steht in allen Belegarten zur Verfügung, auch in Bestellung und Wareneingang.

Interne Info nach dem Abruf

Ist ein Beleg vollständig abgerufen – also komplett in einen Folgebeleg weitergeführt –, ist er gesperrt. Ist die Option Interne Info bei abgerufenen Belegen bearbeitbar eingeschaltet, erscheint in der Werkzeugleiste Interne Info. Damit änderst du die interne Notiz auch dann noch, wenn sich am Beleg sonst nichts mehr ändern lässt.

Belege umwandeln

Die Umwandlung („zu Auftrag", „zu Lieferschein", „zu Rechnung") erzeugt einen neuen Beleg mit den Positionen des alten. Der Ursprungsbeleg bleibt unverändert erhalten. So bleibt nachvollziehbar, was ursprünglich angeboten und was tatsächlich geliefert wurde. Jede übernommene Position merkt sich, aus welcher Position des Vorbelegs sie stammt – darüber funktionieren die Menüpunkte Vorbeleg und Folgebeleg im Kontextmenü.

Die Schaltfläche erscheint nur, wenn du das Recht für die Zielbelegart besitzt: „zu Auftrag" setzt das Recht Auftrag – neu voraus. Außerdem kann der Adress-Status des Kunden das Weiterführen in bestimmte Belegarten sperren.

Eine Ausnahme ist „zu Abschlagsrechnung": Dort werden die Positionen nur als Referenz übernommen, es werden also keine Mengen abgerufen. Der Auftrag bleibt danach in vollem Umfang offen – siehe Abschlagsrechnung.

Warnung vor Teillieferungen

Ist für die Zielbelegart Warnung Teillieferung eingeschaltet, prüft ERP² beim Weiterführen eines Angebots oder Auftrags den verfügbaren Lagerbestand der lagergeführten Artikel. Reicht er nicht, listet die Rückfrage die betroffenen Artikel mit benötigter und verfügbarer Menge auf. Du entscheidest, ob du trotzdem weiterführst.

Mehrere Belege zusammenführen

In der Liste der Zielbelegart kannst du mehrere Vorbelege desselben Kunden in einen Beleg zusammenführen:

Liste	Schaltfläche	Ergebnis
Verkauf → Auftrag	Angebote abrufen	ein Auftrag aus mehreren Angeboten
Verkauf → Lieferschein	Aufträge abrufen	ein Lieferschein aus mehreren Aufträgen
Verkauf → Rechnung	Lieferscheine abrufen	eine Rechnung aus mehreren Lieferscheinen

Im Auswahlfenster hakst du die gewünschten Belege an und bestätigst mit OK. Gehören die gewählten Belege zu verschiedenen Kunden (bei Lieferscheinen: zu verschiedenen Rechnungsempfängern), lehnt ERP² das mit einer Meldung ab – wähle dann die nicht zugehörigen ab.

Platzhalter prüfen

Vorlagentexte enthalten oft Stellen, die du vor dem Versand noch ausfüllen musst, etwa ... oder ###. Vor dem Drucken, dem E-Mail-Versand und dem Weiterführen in einen Folgebeleg prüft ERP² Bezeichnung, Langtext und Freifelder der Positionen sowie Kopf- und Fußtext auf solche Platzhalter. Findet es welche, zeigt das Fenster Platzhalter gefunden die Fundstellen; du kannst Trotzdem fortfahren oder abbrechen und den Text korrigieren.

Welche Zeichenfolgen als Platzhalter gelten, legt dein Administrator unter Optionen → Grundeinstellungen → Allgemeine Einst., Reiter Belege, im Feld Platzhalter in Belegtexten (Warnung) fest – kommagetrennt, voreingestellt ist ...,....,###. Ein leeres Feld schaltet die Prüfung ab.

Drucken und Versenden

Aktion	Ergebnis
Drucken (Strg+P)	Druckdialog mit getrennter Auswahl von Druckvorlage und Drucker. PDF (Browser) zeigt den Beleg als PDF an. Welche Vorlage vorausgewählt ist, stellst du unter Mein Konto → Druckeinstellungen ein. Das Tastenkürzel öffnet im Beleg diesen Dialog statt des Druckdialogs des Browsers.
PDF Briefkopf	PDF mit Briefkopf in einem neuen Browser-Tab – zum Prüfen oder für den manuellen Versand.
als E-Mail senden (Strg+E)	Versand als PDF-Anhang. Erscheint nur, wenn beim Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist – welche, hängt von der Belegart ab (siehe unten). Sind für die Belegart mehrere Druckvorlagen für den E-Mail-Versand freigegeben, wählst du die Vorlage im Dialog aus.

Welche E-Mail-Adresse zählt

Die Schaltfläche als E-Mail senden erscheint überhaupt nur, wenn beim Kunden eine passende Adresse gepflegt ist – sonst fehlt sie kommentarlos. Welche Adresse genügt, ist je nach Belegart verschieden:

Beleg	Es genügt
Angebot, Auftrag, Lieferschein	E-Mail oder Rechnungs-E-Mail
Rechnung, Abschlagsrechnung	ausschließlich Rechnungs-E-Mail
Bestellung	E-Mail des Lieferanten

Bei Rechnung und Abschlagsrechnung reicht die allgemeine E-Mail-Adresse also nicht. Fehlt die Schaltfläche dort, obwohl der Kunde erreichbar ist, trage die Adresse zusätzlich als Rechnungs-E-Mail in der Adresse ein.

Bei Lieferschein, Rechnung und Abschlagsrechnung kommt hinzu: Der Beleg muss bereits gespeichert sein.

Das Layout des Ausdrucks kommt aus der Druckvorlage der Belegart, nicht aus dem Beleg. Sieht der Ausdruck falsch aus, liegt es fast nie am Beleg.

Der E-Mail-Dialog

Feld	Bedeutung
Empfänger	Vorbelegt mit der E-Mail-Adresse des Kunden – bei Rechnung und Abschlagsrechnung mit der Rechnungs-E-Mail, bei der Bestellung mit der des Lieferanten. Jede Adresse steht als eigenes Kästchen im Feld; × entfernt sie. Weitere Adressen tippst du ein – mehrere getrennt durch Komma oder Semikolon – oder wählst sie über + aus.
CC, BCC	Über die Umschalter CC und BCC über dem Formular blendest du die Felder für Kopie- und Blindkopie-Empfänger ein. Sie funktionieren wie das Feld Empfänger.
Betreff, Nachricht	Vorbelegt aus den Texten der Belegart. Rechts daneben stehen – sofern vorhanden – die E-Mail-Textbausteine.
Belegdatei	Link auf die erzeugte Datei zur Kontrolle, bei mehreren freigegebenen Druckvorlagen mit Auswahlliste.
Beleg-Dokumente	Die Dateien aus dem Reiter Dokumente des Belegs und seiner Vorbelege. Angehakte gehen mit.
Email-Dokumente	Die Dokumente der Belegart, etwa die AGB.
Weitere Anhänge	Beliebige Dateien von deinem Rechner.
Lesebestätigung anfordern	Bittet das Mailprogramm des Empfängers um eine Lesebestätigung. Ob sie kommt, entscheidet der Empfänger bzw. sein Programm.

Das + neben einem Empfängerfeld öffnet die Liste der bekannten Adressen des Kunden: E-Mail der Hauptadresse, Rechnungs-E-Mail und die aktiven Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse (der Haupt-Ansprechpartner zuerst). Das Fenster bleibt offen, du kannst also mehrere Adressen nacheinander übernehmen.

Vor dem Senden prüft ERP², ob mindestens ein Empfänger eingetragen ist und alle Adressen gültig aussehen; ungültige Adressen sind rot markiert.

Kopie im Gesendet-Ordner

Ist für das Absender-Postfach ein Passwort hinterlegt, legt ERP² eine Kopie jeder versandten Beleg-Mail im Ordner Gesendet dieses Postfachs ab. So siehst du den Versand auch in deinem Mailprogramm. Einrichtung siehe E-Mail-Versand.

Dokumente am Beleg

Im Reiter Dokumente hängst du Dateien an den Beleg – etwa eine Skizze, die Bestellung des Kunden oder ein Leistungsverzeichnis. Ziehe die Dateien auf die Fläche Dateien hierher ziehen oder klicken oder klicke darauf (PDF, Word, Excel, Bilder, max. 10 MB je Datei).

Angezeigt werden auch die Dokumente der Vorbelege: Am Lieferschein siehst du also die Dateien des Auftrags und des Angebots, die Spalte Herkunft nennt den Beleg. Solche Dokumente lassen sich nur öffnen und herunterladen; löschen kannst du sie nur am Beleg, an dem sie hängen. Mit einem Schloss gekennzeichnete Pflichtdokumente lassen sich nicht löschen.

Beim E-Mail-Versand stehen alle diese Dokumente unter Beleg-Dokumente zur Auswahl; Pflichtdokumente sind fest angehakt.

Beleglisten

Die Listen unter Verkauf und Einkauf funktionieren wie alle Listen. Dazu kommen:

Element	Wirkung
Suche	Sucht in Belegnummer, Kundennummer, Name, Straße, PLZ und Ort – sowohl der Rechnungs- als auch der Lieferadresse – und in der Referenz. Eine Zahl findet auch Netto- und Bruttobeträge.
Zeitraum	Auswahlliste, die die Liste auf die Belege der letzten Tage beschränkt, z. B. „letzte 30 Tage" oder „alle". Welche Zeiträume zur Wahl stehen und welcher voreingestellt ist, legt dein Administrator je Belegart im Reiter Anzeige der Belegart-Verwaltung fest.
auch abgerufen / auch abgelehnt	Blenden bereits weitergeführte bzw. abgelehnte Belege ein.
Summe	Letzte Zeile mit den Summen von Netto und Brutto. Sie gilt für die angezeigte Seite, nicht für alle Treffer. Abschaltbar über die Option Summenzeile netto/brutto in Beleglisten.

Löschen

Gelöschte Belege sind endgültig weg, die Nummer wird nicht neu vergeben. Statt zu löschen, kennzeichne einen Beleg lieber als erledigt oder abgelehnt.

Gebuchte Belege

Lieferschein und Wareneingang verändern Lagerbestände. Ein Löschen wirkt sich daher auch auf den Bestand aus – prüfe hinterher die Bestände der betroffenen Artikel.