Mahnwesen¶

Bleibt eine Rechnung offen, erinnert das Mahnwesen den Kunden – in mehreren Stufen, mit jeweils eigenem Text.

Der Ablauf¶

FiBu → Mahnungen → Mahnvorschlag: ERP² listet alle überfälligen Rechnungen, sortiert nach Tagen überfällig. Die Fälligkeit ergibt sich aus der Zahlungsbedingung der Rechnung und den Mahnparametern.
Vorschlag prüfen. Hake die Rechnungen an, die du mahnen willst; Rechnungen, die du (noch) nicht mahnen willst – etwa weil eine Ratenzahlung vereinbart ist –, lässt du frei.
Mahnungen erstellen und die Rückfrage bestätigen.
Mahnung drucken oder als E-Mail senden (FiBu → Mahnungen → Mahnungen).

Der Mahnvorschlag¶

Oben im Mahnvorschlag stehen die geltenden Mahnparameter: Mindestbetrag, Kulanzzeit, Mahnsperre und ob gebündelt wird. Im Vorschlag landet eine Rechnung nur, wenn

sie weder bezahlt noch storniert noch ausgebucht ist,
ihre Fälligkeit plus Kulanzzeit überschritten ist,
der offene Saldo des Kunden – Gutschriften und Teilzahlungen eingerechnet – mindestens den Mindestbetrag erreicht und
ihre letzte Mahnung länger zurückliegt als die Mahnsperre.

Je Rechnung siehst du Kunde, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Tage überfällig, den offenen Betrag, die vorgeschlagene Mahnstufe sowie Gebühr und Zinsen dieser Stufe. Die Liste lässt sich nach den Spalten sortieren.

Hat die vorgeschlagene Stufe das Kennzeichen Lieferung sperren, ist die Zeile gelb hinterlegt, bei Inkasso auslösen rot – ein Signal, dass es ernst wird.

Ist Rechnungen bündeln eingeschaltet, fasst ERP² beim Erstellen alle angehakten Rechnungen eines Kunden zu einer Mahnung zusammen.

Mahnungen per E-Mail¶

als E-Mail senden erscheint nur, wenn beim Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Empfänger ist die Rechnungs-E-Mail des Kunden, ohne sie die allgemeine E-Mail-Adresse. Betreff und Text kommen aus dem Mahntext der Mahnstufe, die Mahnung hängt als PDF an. Über welches Postfach die Mail rausgeht, regelt die E-Mail-Konfiguration – bei der Variante Pro Belegart im eigenen Reiter Mahnung.

Eine einzelne Mahnung¶

Schaltfläche	Wirkung
PDF drucken	Mahnung ausgeben.
als E-Mail senden	Versand an den Kunden.
Stornieren	Die Mahnung zurücknehmen, etwa wenn die Zahlung sich mit der Mahnung gekreuzt hat. Sie bleibt mit dem Status storniert in der Liste stehen.
Mahnung löschen	Endgültig entfernen, etwa nach einer versehentlich erstellten Mahnung. Die Rechnungen erscheinen danach wieder mit derselben Stufe im Mahnvorschlag.

Stornieren und Löschen gibt es nur, solange die Mahnung den Status erstellt oder gedruckt hat. In der Mahnungsliste filterst du nach dem Status (erstellt, gedruckt, versendet, erledigt, storniert).

Stornieren oder löschen?

Ist die Mahnung schon beim Kunden, storniere sie – dann bleibt nachvollziehbar, dass sie existiert hat. Löschen ist für Mahnungen gedacht, die nie das Haus verlassen haben.

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Mahnstufen¶

Jede Mahnung hat eine Stufe (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung …). Die Stufe bestimmt den Text und gegebenenfalls die Mahngebühr. Stufen und Texte richtet der Administrator unter Einstellungen ein.

Erst Zahlungseingang, dann Mahnlauf

Buche vor jedem Mahnlauf die Zahlungseingänge. Sonst mahnst du Kunden, die längst bezahlt haben – der häufigste und ärgerlichste Fehler im Mahnwesen.