Textbausteine¶

Textbausteine sind wiederverwendbare Texte für Belege – etwa der Standard-Einleitungssatz eines Angebots, ein Hinweis auf die Gewährleistung im Fußtext oder der Begleittext einer E-Mail beim Belegversand.

Anlegen¶

Artikel → Textbausteine, dann neu anlegen. Ein Textbaustein bekommt einen Namen (unter dem du ihn später findest) und den eigentlichen Text.

Die Verwendung legt fest, wo der Textbaustein zur Auswahl steht: im Belegkopf, im Belegfuß und/oder als Vorlage in der E-Mail beim Belegversand. Ohne einen dieser Haken wird der Baustein nirgends angeboten.

Einschränkung auf Belegarten¶

Unter der Verwendung steht eine Zeile mit einer Checkbox je Belegart (Angebot, Auftrag, Rechnung, …). Nur in den angehakten Belegarten steht der Textbaustein tatsächlich zur Auswahl – und zwar für alle Verwendungen: Kopftext, Fußtext und E-Mail-Vorlage. Ein Zahlungshinweis für Rechnungen muss so weder im Angebot im Fußtext noch in der Angebots-E-Mail auftauchen.

Textbaustein „ESET Rechnung": nur „Email" ist als Verwendung angehakt, in der
Zeile „Belegarten" darunter sind „Abschlagsrechnung" und „Rechnung"
ausgewählt

Bei einem neuen Textbaustein sind alle Belegarten vorbelegt. Nimmst du hier alle Haken heraus, wird der Baustein in keinem Beleg mehr angeboten – auch nicht als E-Mail-Vorlage.

Dokumente anhängen¶

Ein Textbaustein mit der Verwendung E-Mail kann feste Anhänge mitbringen – etwa die AGB oder ein Datenblatt. Der Bereich Dokumente erscheint, sobald der Textbaustein gespeichert und „E-Mail" angehakt ist. Per Klick oder Drag-and-drop lädst du Dateien hoch (PDF, Word, Excel, Bilder, max. 10 MB je Datei).

Bereich „Dokumente (1)" am Textbaustein mit der hochgeladenen Datei „AGB.pdf"
und der Upload-Fläche daneben

Wählst du den Textbaustein später als E-Mail-Vorlage aus, werden diese Dokumente im Versanddialog gleich als Anhang vorgeschlagen (angehakt). Du kannst sie dort vor dem Senden noch abwählen.

Verwenden¶

Im Beleg (Kopf-/Fußtext): im Reiter Kopf/Fuß übernimmst du einen Textbaustein in den Kopf- oder Fußtext.

Beim E-Mail-Versand: im Dialog als E-Mail senden stehen die E-Mail-Textbausteine als Vorlage in einer Seitenleiste – aber nur die, die für die Belegart der aktuellen E-Mail freigegeben sind. Ein Klick fügt den Text in die Nachricht ein und hängt die zugehörigen Dokumente an.

In beiden Fällen wird der Text kopiert: Änderst du den Baustein später, ändern sich bereits geschriebene Belege nicht. Das ist Absicht – ein verschickter Beleg darf sich nicht nachträglich verändern.

Ein Baustein pro Zweck

Lege lieber mehrere kurze Bausteine an („Zahlungshinweis", „Gewährleistung", „Lieferzeit") als einen langen. Dann kombinierst du sie im Beleg je nach Bedarf.