Gutschrift

Eine Gutschrift korrigiert eine Rechnung oder eine Abschlagsrechnung zugunsten des Kunden. In ERP² ist sie ein Storno des kompletten Belegs, keine Teilgutschrift.

Eine Gutschrift erstellen

1. Verkauf → Gutschrift.
2. Belegnummer eintragen und mit Enter laden – ERP² erkennt selbst, ob es eine Rechnung oder eine Abschlagsrechnung ist. Oder auswählen: RG öffnet die Liste der Rechnungen, AR die der Abschlagsrechnungen. Kunde und Anschrift werden zur Kontrolle angezeigt. Änderst du danach die Nummer, werden die Kundendaten wieder geleert; storniert wird erst nach erneutem Laden.
3. Stornieren.

Dabei passiert dreierlei:

• Der Beleg wird storniert.
• Eine Gutschrift über den Belegbetrag entsteht.
• Die mit der Rechnung verbundenen Lieferscheine werden wieder freigegeben – du kannst aus ihnen also erneut eine Rechnung erzeugen. Ebenso werden die in der Rechnung verrechneten Abschläge wieder frei.

Im Ausdruck heißt der Gegenbeleg Korrekturrechnung und nennt im Titel die ursprüngliche Rechnung mit Nummer und Datum („Korrekturrechnung Nr. … zur Rechnung Nr. … vom …"); auch in der E-Rechnung ist er als Rechnungskorrektur mit Bezug auf die Ursprungsrechnung gekennzeichnet. Eine Rechnung mit negativem Betrag, die nicht über dieses Storno entstanden ist, trägt dagegen den Titel Gutschrift.

Beim Storno einer Abschlagsrechnung entfällt die Freigabe von Lieferscheinen und Abschlägen: Sie hat weder Mengen abgerufen noch Abschläge verrechnet.

Der übliche Weg bei einem Fehler in der Rechnung

Rechnung stornieren (Gutschrift erzeugen), den freigegebenen Lieferschein korrigieren und daraus eine neue, korrekte Rechnung erstellen. So bleibt die Nummernfolge lückenlos und der Vorgang nachvollziehbar.

Verrechnete Abschlagsrechnungen

Eine Abschlagsrechnung, die bereits in einer Schlussrechnung verrechnet wurde, lässt sich nicht stornieren. Storniere zuerst die Schlussrechnung – damit ist der Abschlag wieder offen – und danach den Abschlag selbst.

Nur der volle Betrag

Willst du dem Kunden nur einen Teilbetrag erstatten, ist der saubere Weg: volle Gutschrift und anschließend eine neue Rechnung über den tatsächlich geschuldeten Betrag.