Abschlagsrechnung

Mit dieser Belegart rechnest du ab, bevor die Leistung vollständig erbracht ist – der übliche Fall bei größeren Aufträgen mit langer Laufzeit. Je nachdem, ob schon geliefert wurde, spricht man von einer Anzahlungs- oder einer Abschlagsrechnung (siehe unten).

Sie ist eine eigene Belegart mit eigenem Nummernkreis, gleichrangig zu Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung. Zu einem Auftrag darfst du mehrere Abschlagsrechnungen stellen (1., 2., 3. Abschlag); die Schlussrechnung zieht sie später wieder ab.

Zu finden unter Verkauf → Abschlagsrechnung.

Umsatzsteuer wird sofort fällig

Die auf der Abschlagsrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer ist bereits mit der Rechnungsstellung fällig – nicht erst mit der Schlussrechnung.

Anzahlung oder Abschlag?

Fachlich sind es zwei verschiedene Dinge – entscheidend ist, ob schon geliefert wurde:

Begriff	Wann	Woraus entsteht der Beleg
Anzahlungsrechnung	Es wurde noch nichts geliefert. Der Kunde zahlt im Voraus.	Aus dem Auftrag oder von Hand
Abschlagsrechnung	Ein Teil der Leistung ist erbracht und wird abgerechnet.	Aus dem Lieferschein

ERP² kennt nur eine Belegart

Beide Fälle laufen über dieselbe Belegart AR mit demselben Nummernkreis, und der Ausdruck trägt in beiden Fällen den Titel Abschlagsrechnung. Die Unterscheidung ist eine rein fachliche – halte sie über das Feld Bezeichnung im Abschlagsformular fest (siehe unten), zum Beispiel „Anzahlung 30 %" gegenüber „1. Abschlag".

So entsteht der Beleg

Aus dem Auftrag → Anzahlungsrechnung

Der Regelfall für die Vorauszahlung, bevor überhaupt geliefert wurde. Zwei Wege führen zum selben Ergebnis:

• Aus dem Auftrag heraus: Auftrag öffnen, zu Abschlagsrechnung.
• Aus der Liste: Verkauf → Abschlagsrechnung, dann Auftrag abrufen und den offenen Auftrag auswählen.

ERP² fragt vor dem Anlegen nach und weist dabei gleich auf die beiden Besonderheiten hin:

Aus dem Lieferschein → Abschlagsrechnung

Der passende Weg nach einer Teillieferung: Lieferschein öffnen, zu Abschlagsrechnung.

ERP² sucht sich dabei über die Belegkette selbst den Auftrag heraus, zu dem der Lieferschein gehört, und hinterlegt ihn als Bezug. Das ist die Grundlage dafür, dass die Schlussrechnung den Abschlag später wiederfindet.

Lieferschein ohne Auftrag

Wurde der Lieferschein ohne Auftrag angelegt, bleibt der Auftragsbezug leer. Die Abschlagsrechnung funktioniert trotzdem, muss aber später von Hand verrechnet werden.

Von Hand → Anzahlungsrechnung

Ohne Vorbeleg – etwa für eine Vorauszahlung, zu der es (noch) keinen Auftrag gibt:

• Aus der Kartei des Kunden über Abschlagsrechnung erstellen, oder
• in Verkauf → Abschlagsrechnung über neu anlegen.

Anschließend erfasst du die Positionen wie in jedem anderen Beleg. Sie werden automatisch zu Referenzpositionen – der Rechnungsbetrag entsteht auch hier erst über das Abschlagsformular.

Was der Abruf mit dem Vorbeleg macht

Nichts. Anders als bei Lieferschein oder Rechnung werden hier keine Mengen abgerufen:

• Der Auftrag gilt weiterhin als offen und lässt sich normal weiter beliefern.
• Es wird kein Lagerbestand gebucht.
• Übernommen wird immer die volle Menge des Vorbelegs, nicht eine Restmenge.

Zusätzlich hängt ERP² unter die übernommenen Zeilen eine Zwischensumme an – sie zeigt die Bezugsgröße, auf die sich der Prozentsatz bezieht.

Genau ein Vorbeleg je Abschlagsrechnung

Beim Abruf lässt sich nur ein Auftrag beziehungsweise ein Lieferschein auswählen; die Mehrfachauswahl wird mit einer Meldung abgelehnt. Der Bezug ist die Grundlage der späteren Verrechnung – mehrere Aufträge in einer Abschlagsrechnung wären nicht eindeutig zuzuordnen.

Schaltfläche fehlt?

Der Abruf hängt am Kundenstatus: Ist dort der Abruf in eine Abschlagsrechnung nicht erlaubt, erscheint die Schaltfläche gar nicht. Nachzusehen unter Konfiguration → Adressstatus.

Referenzpositionen und der Abschlag

Alle Positionen des Belegs – ob beim Abruf übernommen oder von Hand erfasst – sind Referenzpositionen: Sie zeigen, worauf sich die Zahlung bezieht, sind aber nicht preiswirksam. Nicht benötigte Zeilen löschst du einfach.

Den Rechnungsbetrag legst du ausschließlich über das Formular Abschlag festlegen fest, das im Reiter Positionen unter der Positionsliste steht.

Beachte im Bild: Der Beleg steht trotz der Position über 3.750,00 € noch bei Netto 0,00 – die Referenzposition ist eben nicht preiswirksam.

Feld	Bedeutung
Bezugsgröße (netto)	Summe der Referenzpositionen. Nur zur Information – und zugleich die Obergrenze.
Bezeichnung	Text der Position, voreingestellt „Anzahlung". Hier trennst du „Anzahlung" von „1. Abschlag".
Berechnung	Prozent (von der Bezugsgröße) oder Festbetrag (netto).
Wert	Prozentsatz beziehungsweise Nettobetrag.

Abschlag berechnen erzeugt daraus die Abschlagsposition. Nur sie geht in die Belegsumme ein:

Erst Positionen, dann Abschlag

Ohne mindestens eine Referenzposition erscheint das Formular nicht, sondern nur ein Hinweis. Der Grund: Aus den Positionen ergibt sich nicht nur die Bezugsgröße, sondern auch der Umsatzsteuersatz – geraten wird er nicht.

Höchstens die Bezugsgröße

Mehr als 100 % beziehungsweise mehr als die Bezugsgröße lässt ERP² nicht zu; der Wert wird mit einer Meldung abgewiesen. Genau 100 % ist erlaubt – die vollständige Vorauszahlung.

Diese Grenze gilt je Beleg. Ob mehrere Abschläge zusammen den Auftragswert übersteigen, prüft erst die Schlussrechnung (siehe unten).

Der Knopf lässt sich beliebig oft drücken

Jeder Lauf ersetzt das Ergebnis des vorherigen – er addiert nicht. Du kannst den Prozentsatz also gefahrlos korrigieren.

Mehrere Steuersätze

Enthalten die Referenzpositionen unterschiedliche Umsatzsteuersätze, entsteht je Steuersatz eine Abschlagszeile, anteilig nach dem Nettoanteil der Positionen. So ist die Steuer korrekt aufgeschlüsselt. Im Normalfall – alles 19 % – bleibt es bei einer Zeile.

Werkzeugleiste

Schaltfläche	Wirkung
Gesamtrabatt	Nachlass auf die Summe.
Drucken	Öffnet den Druckdialog mit Auswahl von Formular und Drucker.
als E-Mail senden	Verschickt die Abschlagsrechnung als PDF. Erscheint nur bei einem bereits gespeicherten Beleg und wenn beim Kunden eine Rechnungs-E-Mail-Adresse hinterlegt ist – die allgemeine E-Mail-Adresse genügt hier nicht.
Interne Info	Interne Notiz.
Abschlagsrechnung löschen	Nur die zuletzt geschriebene und nur, solange sie nicht verrechnet ist.

Der Druckdialog bietet dieselben Formulare wie bei der Rechnung, einschließlich der Variante PDF Briefkopf Zugferd mit eingebetteter E-Rechnung. Im XML steht nur der Abschlag, nicht die Referenzpositionen – die Beträge entsprechen also dem, was der Kunde zahlen soll. Solange der Abschlag noch nicht festgelegt ist, meldet das System das beim Drucken, statt eine leere E-Rechnung zu erzeugen.

Verrechnung mit der Schlussrechnung

Gestellte Abschläge müssen in der Schlussrechnung wieder abgezogen werden – sonst zahlt der Kunde doppelt. ERP² macht das selbst:

• Automatisch: Erzeugst du aus dem Lieferschein die Rechnung (zu Rechnung), werden alle offenen Abschläge zum zugehörigen Auftrag gefunden und als Abzugspositionen mit negativem Betrag eingefügt – mit Verweis auf die jeweilige Abschlagsrechnungsnummer.
• Von Hand: Bei einer direkt angelegten Rechnung gibt es keinen Vorbeleg und damit keine Kette, der ERP² folgen könnte. Dafür gibt es in der Rechnung die Schaltfläche Abschläge verrechnen. Der Dialog zeigt alle offenen Abschläge des Kunden; die zum Vorgang passenden sind vorausgewählt, die übrigen sind als anderer Vorgang – bitte prüfen gekennzeichnet.

Eine verrechnete Abschlagsrechnung ist fachlich abgeschlossen: Sie lässt sich nur noch lesen, und ihr Kopf zeigt, in welcher Rechnung sie verrechnet wurde.

Summe größer als der Auftrag

Übersteigen die verrechneten Abschläge den Auftragswert, meldet ERP² das als Hinweis – blockiert wird nichts. Prüfe in diesem Fall, ob wirklich alle Abschläge zu diesem Vorgang gehören.

Wird die Schlussrechnung storniert oder gelöscht, werden die Abschläge wieder freigegeben und stehen für die nächste Rechnung zur Verfügung.

Korrigieren und stornieren

Wie die Rechnung wird auch die Abschlagsrechnung nicht verändert, sondern storniert – über dasselbe Modul Verkauf → Gutschrift. Dort wählst du mit dem Knopf AR die Abschlagsrechnung statt der Rechnung aus.

Erst die Schlussrechnung

Eine bereits verrechnete Abschlagsrechnung lässt sich nicht stornieren – der Schlussrechnung fehlte sonst die Grundlage ihrer Abzugsposition. Der richtige Weg: erst die Schlussrechnung stornieren (das gibt den Abschlag automatisch frei), dann die Abschlagsrechnung.

Die Liste

Verkauf → Abschlagsrechnung zeigt die offenen Abschlagsrechnungen. Zwei Filter kommen zu den üblichen Listenfunktionen hinzu:

Filter	Wirkung
auch verrechnete	Zeigt zusätzlich die bereits in einer Schlussrechnung verrechneten Belege.
Zeitraum	Schränkt auf das Belegdatum ein.

Grenzen

Was die Abschlagsrechnung (noch) nicht kann

• Kein Zahlungseingang, kein Mahnwesen, kein SEPA-Einzug. Diese Funktionen der FiBu arbeiten ausschließlich auf Rechnungen.
• Im Ausdruck erscheinen die Referenzpositionen mit ihren Preisen; die Zwischensumme steht wie gewohnt in Klammern. Die ausgewiesenen Summen sind korrekt – sie enthalten nur den Abschlag.