Nummernkreise

Nummernkreise legen fest, welche Nummer der nächste Datensatz bekommt: Kundennummer, Artikelnummer, Angebots-, Auftrags-, Rechnungsnummer.

Zu finden unter Optionen → Grundeinstellungen → Nummernkreise.

Zu jedem Kreis hinterlegst du, bei welchem Wert er steht; die nächste Vergabe zählt hoch. Einen aktuellen Wert, der kleiner ist als die höchste bereits vergebene Nummer, lehnt ERP² beim Speichern ab.

Artikelnummern funktionieren anders: Dort trägst du nur eine Startnummer ein. ERP² sucht bei jedem neuen Artikel die erste freie Nummer ab diesem Wert – Lücken, etwa durch gelöschte Artikel, werden also wieder aufgefüllt.

Nummern nicht zurücksetzen

Setze einen Nummernkreis nicht auf einen Wert zurück, der schon vergeben war. Doppelte Rechnungsnummern sind ein handfestes Problem – steuerlich wie fachlich. Auch beim Löschen eines Belegs wird die Nummer nicht wieder freigegeben (Ausnahme: die zuletzt geschriebene Rechnung); Lücken in der Nummernfolge sind normal und unproblematisch.

Jahreswechsel

Wenn deine Belegnummern die Jahreszahl enthalten sollen, plane den Wechsel bewusst zum Jahresbeginn – und nicht mitten im laufenden Betrieb.