Adressen¶

Die Adressverwaltung ist der zentrale Punkt von ERP². Kunden, Lieferanten und Interessenten liegen in einer Adressverwaltung; die Menüpunkte Adressen → Interessenten / Kunden / Lieferanten sind lediglich unterschiedliche Sichten auf denselben Bestand.

Die Kartei¶

Öffnest du eine Adresse, landest du in der Kartei – der Gesamtansicht des Kunden. Sie ist in Reiter gegliedert:

Reiter	Inhalt
Adressen	Die Hauptanschrift und alle Zusatzadressen (Liefer-, Rechnungsadresse).
Ansprechpartner	Personen beim Kunden. Siehe Ansprechpartner.
Aktivitäten	Was mit dem Kunden passiert ist: Notizen, Kontakte, Wiedervorlagen.
Belege	Alle Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen dieses Kunden.
Bankverbindungen	Konten des Kunden, Grundlage für SEPA-Lastschriften.
Dokumente	Dateien zum Kunden, etwa ein unterschriebener Vertrag.
Versand	Einstellungen für den Belegversand.
Vertrieb	Vertriebsangaben wie Branche, Werbung, Klassifizierung.
Zuordnung	Verknüpfungen zu anderen Datensätzen.

Aus der Kartei heraus startest du direkt die tägliche Arbeit: Angebot erstellen, Auftrag erstellen, Lieferschein erstellen, Rechnung erstellen, Neues Ticket – jeweils mit dem Kunden schon eingetragen. Das ist der schnellste Weg, einen Beleg anzulegen.

Eine Adresse anlegen¶

Öffne Adressen → Kunden (oder Interessenten/Lieferanten).
neu anlegen (F9).
Trage mindestens Name und Anschrift ein und speichere.

Die Kundennummer vergibt ERP² automatisch aus dem Nummernkreis.

Haupt- und Zusatzadressen¶

Eine Adresse hat eine Hauptanschrift und beliebig viele Zusatzadressen. Jede Zusatzadresse kann als Lieferadresse, als Rechnungsadresse oder als beides gekennzeichnet werden; eine davon lässt sich als Standard markieren.

Genau diese Kennzeichen entscheiden, was beim Anlegen eines Belegs passiert:

Die als Standard markierte Lieferadresse wird zur Lieferanschrift des Belegs.
Die Rechnungsadresse wird zur Rechnungsanschrift.

Ohne Lieferadresse kein Beleg

Hat eine Adresse keine als Lieferadresse gekennzeichnete Zusatzadresse, bricht das Anlegen eines Belegs ab und du landest wieder in der Liste. Wenn also ein neues Angebot „nicht funktioniert", ist fast immer das die Ursache.

PLZ und Ort¶

Beide Felder helfen beim Erfassen mit:

Ortsvorschlag. Sobald du die PLZ eingegeben hast, trägt ERP² den passenden Ort ein – solange das Ort-Feld leer ist. Gibt es zur PLZ mehrere Orte, erscheint eine Auswahlliste mit Ort und Region: mit Up/Down wählen, Enter übernimmt, Esc schließt. Ein bereits eingetragener Ort wird nie überschrieben. Hinterlegt sind Deutschland, Österreich, die Schweiz und Liechtenstein.
Prüfung der PLZ. Die PLZ wird gegen das Format des gewählten Landes geprüft. Damit sind auch ausländische Schreibweisen mit Buchstaben und Leerzeichen zulässig, etwa CB1 1AB für Großbritannien. Passt die Eingabe nicht zum Land, wird das Feld rot markiert.

Beides wirkt im Adressformular ebenso wie im Fenster für Zusatzadressen.

Erst das Land, dann die PLZ

Die Prüfung richtet sich nach dem Land der Adresse. Trägst du eine ausländische PLZ ein, bevor das Land umgestellt ist, wird sie gegen das deutsche Format geprüft und als falsch markiert.

Die Formate selbst pflegst du nicht an der Adresse, sondern zentral in der Länderverwaltung.

Der Reiter Zuordnung¶

Unter Zuordnung stehen die Kennungen, mit denen dieser Geschäftspartner in anderen Systemen geführt wird:

Feld	Wozu
USt.-ID	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Grundlage für innergemeinschaftliche Lieferungen.
GLN	Globale Lokationsnummer, für den elektronischen Datenaustausch.
Zoll-/Steuerkennung (EORI)	Kennung für die Zollabwicklung. Ein Gegenstück dazu gibt es in den Mandantendaten.
Lieferantennr. beim Kunde	Unter welcher Nummer du beim Kunden geführt wirst.
KNr. beim Lieferant	Unter welcher Kundennummer du beim Lieferanten geführt wirst. Erscheint im Kopf der Bestellung, damit der Lieferant den Auftrag sofort zuordnen kann.
Kreditlimit, Kunde seit	Kaufmännische Angaben zum Kunden.

Die Felder lassen sich direkt in der Kartei anklicken und ändern.

Wichtige Felder¶

Feld	Wirkung
Zahlungsbedingung	Wird in jeden neuen Beleg des Kunden übernommen.
E-Mail / Rechnungs-E-Mail	Steuert, ob an einem Beleg die Schaltfläche als E-Mail senden erscheint. Für Angebot, Auftrag und Lieferschein genügt eine der beiden; Rechnung und Abschlagsrechnung verlangen die Rechnungs-E-Mail – siehe Grundlagen der Belegbearbeitung.
Branche, Klassifizierung, Merkmale	Auswertungs- und Selektionskriterien, z. B. für Serienbriefe.
Wiedervorlage	Datum, an dem der Kunde auf dem Dashboard wieder auftaucht. Veraltet – siehe unten.

Merkmale mit Zusatzinfo¶

Ein Merkmal ist zunächst nur eine Zuordnung, z. B. „Server 2022". Über die Info an dieser Zuordnung lässt sich eine kundenspezifische Angabe dazu notieren – etwa die betroffenen Maschinen samt IP-Adresse. Diese Info gehört zum jeweiligen Kunden, nicht zum Merkmal selbst, und kann daher von Kunde zu Kunde unterschiedlich sein.

Die Info erscheint an zwei Stellen:

In der Merkmalsliste des Kunden als eigene Spalte Info.
Ist unter Optionen die Merkmal-Box in der Kartei eingeschaltet, als Tooltip beim Zeigen auf das Merkmal.

Aktivitäten und Nachfassen¶

Im Reiter Aktivitäten hältst du fest, was mit dem Kunden besprochen wurde.

Willst du zu einem Datum nachfassen, lege dafür ein Ticket mit dem Feld Wiedervorlage am an. Am gesetzten Tag erscheint es auf deinem Dashboard, und es geht kein Rückruf verloren.

Wiedervorlagen an der Adresse sind veraltet

Das Wiedervorlagedatum an der Adresse und der Menüpunkt Wiedervl. werden in der nächsten Version durch Tickets ersetzt. Setze keine neuen Wiedervorlagen mehr. Siehe Wiedervorlagen.

Eine Adresse löschen¶

Im Adressformular gibt es bei einer bestehenden Adresse die Schaltfläche Löschen. Gelöscht wird nur, wenn die Adresse nirgends mehr verwendet wird. Andernfalls bricht ERP² ab und nennt in der Meldung, was noch dranhängt – etwa Angebote, Aufträge, Rechnungen, Tickets, Ansprechpartner, Zusatzadressen, Bankverbindungen oder Aktivitäten.

Das ist Absicht: Eine Adresse zu löschen, auf die alte Belege verweisen, würde die Belege zerstören.

Kunden stilllegen statt löschen

Bei einem Kunden mit Historie ist Löschen nie der richtige Weg. Kennzeichne ihn stattdessen über die Klassifizierung als inaktiv. Das Löschen ist für Fehleingaben und Dubletten gedacht, die noch nie in einem Beleg standen.

Wenn etwas nicht klappt¶

Der Kunde ist in der Suche nicht auffindbar

Suche mit einem kürzeren Teilbegriff. Umlaute und Schreibweisen („Müller" gegenüber „Mueller") sind die häufigste Ursache. Prüfe außerdem, ob die Adresse als Interessent statt als Kunde angelegt wurde.

Auf der Rechnung steht die falsche Anschrift

Die Anschrift kommt aus der Zusatzadresse mit dem Kennzeichen Rechnungsadresse – nicht aus der Hauptanschrift. Korrigiere sie dort. In bereits angelegten Belegen ändert sich dadurch nichts; die musst du über Kunde ändern neu ziehen.