Adressen

Die Adressverwaltung ist der zentrale Punkt von ERP². Kunden, Lieferanten und Interessenten liegen in einer Adressverwaltung; die Menüpunkte Adressen → Interessenten / Kunden / Lieferanten sind lediglich unterschiedliche Sichten auf denselben Bestand.

Die Kartei

Öffnest du eine Adresse, landest du in der Kartei – der Gesamtansicht des Kunden. Sie ist in Reiter gegliedert:

Reiter	Inhalt
Adressen	Die Hauptanschrift und alle Zusatzadressen (Liefer-, Rechnungsadresse).
Ansprechpartner	Personen beim Kunden. Siehe Ansprechpartner.
Aktivitäten	Was mit dem Kunden passiert ist: Notizen, Kontakte, Wiedervorlagen.
Belege	Alle Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen dieses Kunden.
Bankverbindungen	Konten des Kunden, Grundlage für SEPA-Lastschriften.
Dokumente	Dateien zum Kunden, etwa ein unterschriebener Vertrag.
Versand	Einstellungen für den Belegversand.
Vertrieb	Vertriebsangaben wie Branche, Werbung, Klassifizierung.
Zuordnung	Verknüpfungen zu anderen Datensätzen.

Aus der Kartei heraus startest du direkt die tägliche Arbeit: Angebot erstellen, Auftrag erstellen, Lieferschein erstellen, Rechnung erstellen, Neues Ticket – jeweils mit dem Kunden schon eingetragen. Das ist der schnellste Weg, einen Beleg anzulegen.

Hat der Kunde offene Tickets, zeigt die Kartei deren Zahl an. Ein Klick darauf öffnet die Ticket-Liste, gefiltert auf diesen Kunden.

Eine Adresse anlegen

1. Öffne Adressen → Kunden (oder Interessenten/Lieferanten).
2. neu anlegen (F9).
3. Trage mindestens Name und Anschrift ein und speichere.

Die Kundennummer vergibt ERP² automatisch aus dem Nummernkreis.

Haupt- und Zusatzadressen

Eine Adresse hat eine Hauptanschrift und beliebig viele Zusatzadressen. Jede Zusatzadresse kann als Lieferadresse, als Rechnungsadresse oder als beides gekennzeichnet werden; eine davon lässt sich als Standard markieren.

Die Kennzeichen setzt du im Adressformular wie im Fenster für Zusatzadressen über die Zeilen Lieferschein-Adresse und Rechnungs-Adresse. Sobald Lieferschein-Adresse angehakt ist, erscheint daneben das Kästchen Standard-Lieferadresse. Es kann immer nur eine Standard-Lieferadresse geben: Setzt du den Haken bei einer anderen Anschrift, verliert die bisherige ihn automatisch. In der Liste der Zusatzadressen ist die Standard-Lieferadresse mit einem Haken gekennzeichnet.

Ist in den Grundeinstellungen die Option Info bei Lieferadressen eingeschaltet, steht neben der Standard-Lieferadresse zusätzlich ein Feld Info. Dort notierst du einen kurzen Hinweis zur Anlieferung.

Genau diese Kennzeichen entscheiden, was beim Anlegen eines Belegs passiert:

• Die als Standard markierte Lieferadresse wird zur Lieferanschrift des Belegs.
• Die Rechnungsadresse wird zur Rechnungsanschrift.

Ohne Lieferadresse kein Beleg

Hat eine Adresse keine als Lieferadresse gekennzeichnete Zusatzadresse, bricht das Anlegen eines Belegs ab und du landest wieder in der Liste. Wenn also ein neues Angebot „nicht funktioniert", ist fast immer das die Ursache.

PLZ und Ort

Beide Felder helfen beim Erfassen mit:

• Ortsvorschlag. Sobald du die PLZ eingegeben hast, trägt ERP² den passenden Ort ein – solange das Ort-Feld leer ist. Gibt es zur PLZ mehrere Orte, erscheint eine Auswahlliste mit Ort und Region: mit Up/Down wählen, Enter übernimmt, Esc schließt. Ein bereits eingetragener Ort wird nie überschrieben. Hinterlegt sind Deutschland, Österreich, die Schweiz und Liechtenstein.
• Prüfung der PLZ. Die PLZ wird gegen das Format des gewählten Landes geprüft. Damit sind auch ausländische Schreibweisen mit Buchstaben und Leerzeichen zulässig, etwa CB1 1AB für Großbritannien. Passt die Eingabe nicht zum Land, wird das Feld rot markiert.

Beides wirkt im Adressformular ebenso wie im Fenster für Zusatzadressen.

Erst das Land, dann die PLZ

Die Prüfung richtet sich nach dem Land der Adresse. Trägst du eine ausländische PLZ ein, bevor das Land umgestellt ist, wird sie gegen das deutsche Format geprüft und als falsch markiert.

Die Formate selbst pflegst du nicht an der Adresse, sondern zentral in der Länderverwaltung.

Der Reiter Zuordnung

Unter Zuordnung stehen die Kennungen, mit denen dieser Geschäftspartner in anderen Systemen geführt wird:

Feld	Wozu
USt.-ID	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Grundlage für innergemeinschaftliche Lieferungen.
GLN	Globale Lokationsnummer, für den elektronischen Datenaustausch.
Zoll-/Steuerkennung (EORI)	Kennung für die Zollabwicklung. Ein Gegenstück dazu gibt es in den Mandantendaten.
E-Rechnung	In welcher Form der Kunde seine E-Rechnung bekommt: ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) oder XRechnung (XML-Datei). Leer bzw. (globale Einstellung) bedeutet: Es gilt die Vorgabe Format E-Rechnung aus den Grundeinstellungen.
Lieferantennr. beim Kunde	Unter welcher Nummer du beim Kunden geführt wirst.
KNr. beim Lieferant	Unter welcher Kundennummer du beim Lieferanten geführt wirst. Erscheint im Kopf der Bestellung, damit der Lieferant den Auftrag sofort zuordnen kann.
Kreditlimit, Kunde seit	Kaufmännische Angaben zum Kunden.

Die Felder lassen sich direkt in der Kartei anklicken und ändern.

Wichtige Felder

Feld	Wirkung
Zahlungsbedingung	Wird in jeden neuen Beleg des Kunden übernommen.
E-Mail / Rechnungs-E-Mail	Steuert, ob an einem Beleg die Schaltfläche als E-Mail senden erscheint. Für Angebot, Auftrag und Lieferschein genügt eine der beiden; Rechnung und Abschlagsrechnung verlangen die Rechnungs-E-Mail – siehe Grundlagen der Belegbearbeitung.
Branche, Klassifizierung, Merkmale	Auswertungs- und Selektionskriterien, z. B. für Serienbriefe.
Wiedervorlage	Datum, an dem der Kunde auf dem Dashboard wieder auftaucht. Veraltet – siehe unten.
Status	Steuert Warnungen und erlaubte Belege – siehe Adress-Status.
Bauleistungen §13b UStG	Nur bei eingeschalteter Option in den Grundeinstellungen. Mit gültig bis; der Beleg warnt, wenn das Datum abgelaufen ist oder bald abläuft.

Sind für Adressen zusätzliche Freifelder eingerichtet (installationsabhängig, z. B. eine Firmenart), durchsucht die Suche der Adresslisten ihre Inhalte mit.

Merkmale mit Zusatzinfo

Ein Merkmal ist zunächst nur eine Zuordnung, z. B. „Server 2022". Über die Info an dieser Zuordnung lässt sich eine kundenspezifische Angabe dazu notieren – etwa die betroffenen Maschinen samt IP-Adresse. Diese Info gehört zum jeweiligen Kunden, nicht zum Merkmal selbst, und kann daher von Kunde zu Kunde unterschiedlich sein.

Die Info erscheint an zwei Stellen:

• In der Merkmalsliste des Kunden als eigene Spalte Info.
• Ist unter Optionen die Merkmal-Box in der Kartei eingeschaltet, als Tooltip beim Zeigen auf das Merkmal.

Die Merkmalsliste eines Kunden lässt sich per Klick auf die Spaltenüberschrift sortieren, etwa nach Bezeichnung oder Info – wie jede andere Liste.

Adressen nach Merkmal suchen

In den Adresslisten öffnet Erw. Suche (F2) die erweiterte Suche. Dort steht das Feld Merkmal zur Auswahl. Mit = findest du alle Adressen, die das gewählte Merkmal haben, mit != alle, denen es fehlt – etwa „alle Kunden mit Server 2022".

Bankverbindungen

Im Reiter Bankverbindungen pflegst du die Konten des Kunden:

Feld	Bedeutung
IBAN, BIC, Bank	Die Kontodaten.
Info	Freie Notiz.
Lastschrift	Von diesem Konto darf per SEPA-Lastschrift eingezogen werden.
Mandatsreferenz	Die Referenz des Lastschriftmandats, wie sie auf dem unterschriebenen Mandat steht.
Mandatsdatum	Das Datum, an dem der Kunde das Mandat unterschrieben hat.

Beim Speichern prüft ERP² die Prüfziffer der IBAN. Stimmt sie nicht, erscheint eine Warnung – die Bankverbindung wird trotzdem gespeichert. Prüfe die IBAN in diesem Fall noch einmal gegen die Vorlage des Kunden; ein Zahlendreher fällt sonst erst bei der Bank auf.

Ohne Mandatsreferenz und Mandatsdatum kein Einzug

Eine Rechnung lässt sich nur dann per Lastschrift einziehen, wenn am Konto mit dem Haken Lastschrift sowohl die Mandatsreferenz als auch das Mandatsdatum eingetragen sind. Siehe SEPA.

Adress-Status

Jede Adresse hat einen Status (Feld im Adressformular), etwa „aktiv", „gesperrt" oder „Vorkasse". Die Status selbst legt der Administrator unter Optionen → Klassifizierung → Adress-Status an. Ein Status steuert mehr als nur die Anzeige:

Einstellung am Status	Wirkung
Standardwert	Dieser Status wird bei neuen Adressen vorbelegt.
Warnung bei neuen Belegen	Wählst du beim Anlegen eines Belegs eine Adresse mit diesem Status aus, erscheint zuerst ein Hinweis Kundenstatus mit dem Namen des Status.
In Adressliste anzeigen	Ohne diesen Haken tauchen Adressen mit diesem Status in den Adresslisten nicht auf – praktisch für stillgelegte Kunden.
anlegen je Belegart	Ob für Adressen mit diesem Status ein neuer Beleg dieser Art angelegt werden darf (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Abschlagsrechnungen, Rechnungen, Bestellanfragen, Bestellungen, Wareneingänge).
abrufen je Belegart	Ob ein vorhandener Beleg in diese Belegart weitergeführt werden darf, etwa ein Auftrag in einen Lieferschein oder eine Bestellung in einen Wareneingang.

Was das im Alltag bedeutet:

• Fehlt bei einer Belegart der Haken anlegen, gibt es in der Kartei die passende Schaltfläche (z. B. Angebot erstellen) nicht. Ist am Status zusätzlich Warnung bei neuen Belegen gesetzt, bricht auch das Anlegen aus der Belegliste nach dem Hinweis ab, und du landest wieder in der Liste. Ohne Warnung greift die Sperre nur in der Kartei.
• Fehlt der Haken abrufen, fehlen im Vorbeleg die Schaltflächen zum Weiterführen – etwa zu Lieferschein im Auftrag.

Ein Status „Gesperrt" statt Einzelregeln

Lege für Kunden, die nicht mehr beliefert werden sollen, einen Status mit Warnung an und nimm dort anlegen und abrufen für Lieferschein und Rechnung heraus. Dann weist ERP² bei jedem Versuch darauf hin, und niemand kann versehentlich liefern.

Aktivitäten und Nachfassen

Im Reiter Aktivitäten hältst du fest, was mit dem Kunden besprochen wurde. Zwischen den Einträgen erscheinen auch die Teamviewer- Fernwartungen des Kunden mit Computername und Beschreibung.

Willst du zu einem Datum nachfassen, lege dafür ein Ticket mit dem Feld Wiedervorlage am an. Am gesetzten Tag erscheint es auf deinem Dashboard, und es geht kein Rückruf verloren.

Wiedervorlagen an der Adresse sind veraltet

Das Wiedervorlagedatum an der Adresse und der Menüpunkt Wiedervl. werden in der nächsten Version durch Tickets ersetzt. Setze keine neuen Wiedervorlagen mehr. Siehe Wiedervorlagen.

Eine Adresse löschen

Im Adressformular gibt es bei einer bestehenden Adresse die Schaltfläche Löschen. Gelöscht wird nur, wenn die Adresse nirgends mehr verwendet wird. Andernfalls bricht ERP² ab und nennt in der Meldung, was noch dranhängt – etwa Angebote, Aufträge, Rechnungen, Tickets, Ansprechpartner, Zusatzadressen, Bankverbindungen oder Aktivitäten.

Das ist Absicht: Eine Adresse zu löschen, auf die alte Belege verweisen, würde die Belege zerstören.

Kunden stilllegen statt löschen

Bei einem Kunden mit Historie ist Löschen nie der richtige Weg. Kennzeichne ihn stattdessen über die Klassifizierung als inaktiv. Das Löschen ist für Fehleingaben und Dubletten gedacht, die noch nie in einem Beleg standen.

Wenn etwas nicht klappt

Der Kunde ist in der Suche nicht auffindbar

Suche mit einem kürzeren Teilbegriff. Umlaute und Schreibweisen („Müller" gegenüber „Mueller") sind die häufigste Ursache. Prüfe außerdem, ob die Adresse als Interessent statt als Kunde angelegt wurde.

Auf der Rechnung steht die falsche Anschrift

Die Anschrift kommt aus der Zusatzadresse mit dem Kennzeichen Rechnungsadresse – nicht aus der Hauptanschrift. Korrigiere sie dort. In bereits angelegten Belegen ändert sich dadurch nichts; die musst du über Kunde ändern neu ziehen.