Rechnung

Die Rechnung ist die Forderung an den Kunden. Sie entsteht aus einem Lieferschein (zu Rechnung), aus der Kartei des Kunden oder direkt über Verkauf → Rechnung.

Aufbau und Bedienung entsprechen den Grundlagen.

Werkzeugleiste

Schaltfläche	Wirkung
Gesamtrabatt	Nachlass auf die Rechnungssumme. Nur bei aktivierter Option Gesamtrabatt in Belegen verwenden.
Abschläge verrechnen	Offene Abschlagsrechnungen des Kunden auswählen und als Abzugspositionen einfügen.
Drucken	Rechnung über Formular und Drucker ausgeben.
als E-Mail senden	Versand als PDF bzw. als E-Rechnung (Strg+E). Erscheint nur bei einem bereits gespeicherten Beleg und wenn beim Kunden eine Rechnungs-E-Mail-Adresse hinterlegt ist – die allgemeine E-Mail-Adresse genügt hier nicht.
Als bezahlt markieren	Setzt die Rechnung mit einem Zahlungsdatum auf bezahlt, siehe unten. Ist sie bereits markiert, heißt die Schaltfläche Bezahlt-Markierung entfernen.
Interne Info	Interne Notiz. Nur bei aktivierter Option Interne Info bei abgerufenen Belegen bearbeitbar.
Rechnung löschen	Endgültig.

Bereits gezahlte Abschläge

Wurden zum Vorgang Abschlagsrechnungen gestellt, zieht die Schlussrechnung sie wieder ab:

• Entsteht die Rechnung über zu Rechnung aus dem Lieferschein, geschieht das automatisch – als Abzugsposition mit negativem Betrag und Verweis auf die Abschlagsrechnung.
• Bei einer von Hand angelegten Rechnung fehlt dieser Bezug. Nutze dort Abschläge verrechnen und wähle die passenden Belege aus.

Wird die Rechnung storniert oder gelöscht, sind die Abschläge wieder offen und können in einer neuen Rechnung verrechnet werden.

Was nach der Rechnung passiert

Die Rechnung ist der Übergabepunkt an die FiBu:

• Zahlt der Kunde, buchst du den Zahlungseingang. Erst dadurch – oder über Als bezahlt markieren – gilt die Rechnung als bezahlt.
• Zahlt er nicht, erscheint sie im Mahnvorschlag.
• Hat der Kunde ein SEPA-Mandat, geht die Rechnung in den Lastschrifteinzug.

Korrigieren statt löschen

Eine bereits verschickte Rechnung wird nicht gelöscht und nicht verändert – sie wird storniert. Dafür gibt es die Gutschrift. Der dabei entstehende Gegenbeleg trägt im Ausdruck den Titel Korrekturrechnung mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung.

Ausnahme: Nur die zuletzt geschriebene Rechnung kann gelöscht werden. In diesem Fall wird der Lieferschein wieder freigegeben und die Rechnungsnummer im Nummernkreis zurückgesetzt. Es entstehen keine "Löcher" in der Rechnungsnummernfolge.

Zahlungsbedingung prüfen

Die Zahlungsbedingung wird aus dem Kundenstamm übernommen und bestimmt die Fälligkeit – und damit, wann die Rechnung im Mahnvorschlag auftaucht. Prüfe sie vor dem Druck.

Barzahlung per E-Mail?

Ist in der Zahlungsbedingung der Rechnung Warnung bei Rg-Versand per Email gesetzt – gedacht für Barzahlungsarten –, fragt ERP² vor dem E-Mail-Versand nach, ob die Rechnung mit dieser Zahlungsbedingung trotzdem verschickt werden soll.

Mehrere Lieferscheine in einer Rechnung

In der Rechnungsliste fasst du über Lieferscheine abrufen mehrere Lieferscheine desselben Rechnungsempfängers zu einer Rechnung zusammen, siehe Mehrere Belege zusammenführen.

Als bezahlt markieren

Normalerweise gilt eine Rechnung als bezahlt, sobald du in der FiBu den Zahlungseingang buchst. Ohne FiBu – oder für Sonderfälle wie eine Barzahlung – setzt du den Status direkt im Beleg:

1. Als bezahlt markieren anklicken.
2. Das Zahlungsdatum eintragen (vorbelegt mit heute).
3. Speichern.

Im Belegkopf steht danach bezahlt am …. Mit Bezahlt-Markierung entfernen nimmst du die Markierung nach einer Rückfrage wieder zurück.

Nur der Status, keine Buchung

Die Markierung setzt nur das Zahlungsdatum. Ausziffern und Ausbuchen bleiben dem Zahlungseingang vorbehalten. Bei einer stornierten Rechnung und ohne Änderungsrecht fehlt die Schaltfläche.

E-Rechnung: ZUGFeRD oder XRechnung

Ob zur Rechnung eine E-Rechnung entsteht, hängt vom gewählten Formular ab, etwa PDF Briefkopf Zugferd. In welcher Form, bestimmt die Einstellung Format E-Rechnung:

Format	Ergebnis
ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML)	Die PDF enthält die E-Rechnung als eingebettete XML-Datei.
XRechnung (XML-Datei)	Die E-Rechnung ist eine eigene XML-Datei. Die PDF bleibt ohne Einbettung und geht wie gewohnt an Drucker und Bildschirm; als E-Mail senden hängt statt der PDF die XML-Datei an.

Die Vorgabe für alle Kunden steht unter Optionen → Grundeinstellungen → Allgemeine Einst., Reiter Belege. Beim einzelnen Kunden lässt sie sich in der Adresse (Feld E-Rechnung) abweichend festlegen; (globale Einstellung) übernimmt die Vorgabe. Dasselbe gilt für die Abschlagsrechnung.