Zeiterfassung

Die Zeiterfassung hält fest, wer wie lange für welchen Kunden gearbeitet hat. Sie ist die Grundlage dafür, dass geleistete Arbeit auch berechnet wird.

Zeit erfassen

Tools → Zeiterfassung → neu anlegen (F9) öffnet Arbeitszeiten erfassen:

Feld	Bedeutung
Datum	Tag der Leistung.
Kundennr. / Kunde	Für wen gearbeitet wurde.
Zeit	Beginn und Ende der Arbeit.
Kilometer	Kilometerstand des Fahrzeugs, falls du zum Kunden gefahren bist.
Kontaktart	Wie gearbeitet wurde – vor Ort, per Fernwartung, telefonisch.
Beschreibung	Was gemacht wurde. Dieser Text landet später beim Kunden auf dem Beleg.

Aus der Kartei des Kunden heraus gibt es die Schaltfläche Zeiterfassung – damit ist der Kunde schon gesetzt.

Den Kunden finden

Tippst du im Feld Kunde einen Namensteil, erscheint darunter eine Vorschlagsliste: links der Name, rechts die Anschrift – bei Namensdubletten siehst du also sofort, welcher Müller gemeint ist. Die Kopfzeile nennt den Suchbegriff und die Zahl der Treffer.

Bedient wird die Liste über die Tastatur: Up/Down wählen, Enter übernimmt, Esc schließt. Die Kundennummer trägt sich dabei automatisch ein.

Zu viele Treffer

Die Liste zeigt höchstens 50 Kunden und weist in der Kopfzeile darauf hin, wenn es mehr sind. Tippe dann weiter, statt zu scrollen.

Prüfung des Kilometerstands

Beim Speichern prüft ERP² den Kilometerstand gegen die Einträge der letzten 60 Tage:

Prüfung	Folge
Stand ist kleiner als der höchste Stand der letzten 60 Tage	Fehler – wird nicht gespeichert.
Stand ist kleiner als ein früherer Eintrag desselben Tages	Fehler – wird nicht gespeichert.
Mehr als 1.500 km seit dem letzten Stand	Fehler – wird nicht gespeichert.
Mehr als 500 km seit dem letzten Stand	Warnung.
Stand sieht aus wie ein früherer Wert mit zwei vertauschten Ziffern	Warnung („möglicher Zahlendreher").

Fehler musst du korrigieren. Bei Warnungen heißt der Knopf Trotzdem speichern – stimmt der Wert, speicherst du damit ohne Änderung.

Übersicht

Tools → Zeiterfassung zeigt die Erfassung Arbeitszeiten – Übersicht: alle noch nicht abgerechneten Zeiten, nach Kunden gruppiert, mit Dauer in Stunden und in Arbeitseinheiten (AE, je angefangene Viertelstunde eine). Gibt es für einen Kunden noch nicht abgerechnete Teamviewer-Verbindungen, steht deren Dauer rot neben dem Kundennamen.

Das Suchfeld findet Kunden über Kundennummer, Name, PLZ und Ort sowie Einträge über ihre Beschreibung. Der Suchbegriff bleibt erhalten, bis du ihn löschst.

Abrechnen

Ein Klick auf den Kundennamen öffnet Erfasste Arbeitszeiten dieses Kunden. Dort wählst du die Einträge per Häkchen aus – das Häkchen in der letzten Zeile wählt alle – und entscheidest:

In einen Lieferschein übernehmen

Auswahl in Lieferschein übernehmen öffnet ein Fenster. Vorgewählt ist Neuer LS wird erstellt; darunter stehen die offenen Lieferscheine des Kunden. Ein Klick auf einen davon hängt die Zeiten dort an, Neuer LS nimmt diese Auswahl zurück. In LS übernehmen erzeugt die Positionen.

Für jeden Eintrag entsteht eine Position:

• Den Artikel bestimmt die Kontaktart des Eintrags – unter Optionen → Klassifizierung → Kontaktart ist dafür je Kontaktart eine Artikel-Nr. hinterlegt. Fehlt sie, bricht ERP² mit einem Hinweis ab und nennt die betroffenen Kontaktarten.
• Steht in der Artikelbezeichnung ..., wird dort das Datum des Eintrags eingesetzt.
• Die Beschreibung des Eintrags wird zum Langtext der Position.
• Die Menge richtet sich nach der Einheit des Artikels: bei AE in Viertelstunden (ein Rest über 5 Minuten zählt als ganze Einheit, mindestens eine), sonst in Stunden mit zwei Nachkommastellen.

Die übernommenen Einträge gelten danach als abgerechnet und verschwinden aus der Übersicht. Sie werden außerdem als Aktivität in die Kartei des Kunden eingetragen.

Ohne Lieferschein erledigen

Nicht jede erfasste Zeit wird berechnet – Garantiearbeiten, Kulanz, interne Termine. Auswahl als erledigt markieren nimmt die gewählten Einträge nach Rückfrage aus der Übersicht, ohne einen Lieferschein zu erzeugen. Auch sie landen als Aktivität in der Kartei.

Beschreibung ist Kundentext

Formuliere die Beschreibung so, dass sie auf der Rechnung stehen kann. „Fehlersuche" ist für den Kunden keine Begründung für zwei Stunden – „Fehlersuche Netzwerk, defekten Switch-Port lokalisiert und getauscht" schon.

Zeit, die nicht erfasst ist, wird nicht bezahlt

Erfasse noch am selben Tag. Alles andere ist am Monatsende Rekonstruktion.