Werkstattaufträge¶
Die Auftragsliste¶
Werkstatt → Aufträge listet die Werkstattaufträge, neueste zuerst. Der Status erscheint in seiner Farbe. Das Suchfeld findet Aufträge über Kundenname, Belegnummer, Modell und Seriennummer.
Aufträge mit einem abgeschlossenen Status sind ausgeblendet; das Häkchen Abgeschlossene anzeigen neben dem Suchfeld holt sie zurück.
Ein Gerät annehmen¶
Werkstatt → Aufträge → neu anlegen (F9). Es öffnet sich sofort die Adressauswahl: Tippe einen Teil des Kundennamens ein und wähle den Kunden aus der Liste. Bleibt genau ein Treffer übrig, färbt sich das Suchfeld grün und Enter übernimmt ihn. Abbrechen führt zurück zur Auftragsliste.
Der Auftrag bekommt das heutige Belegdatum, den Standard-Status und die Standard-Priorität aus der Konfiguration; als Bearbeiter bist du eingetragen. Sobald du den Kunden gewählt hast, legt ERP² den Auftrag an und vergibt die Belegnummer.
Der Belegkopf¶
Über den Reitern zeigt der Auftrag alles, was du für Rückfragen brauchst:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Belegdaten | Belegnummer, Belegdatum, Kundennummer. |
| Adresse | Anschrift des Kunden. |
| Kontaktdaten | Telefon, Mobil, Fax und E-Mail aus der Adresse des Kunden – immer der aktuelle Stand. |
| Ansprechpartner | Die Ansprechpartner des Kunden mit Telefon und E-Mail. Bei vielen Einträgen scrollt der Bereich. |
| Telefon / Mobil | Rufnummern nur für diesen Auftrag, etwa die Handynummer, unter der der Kunde wegen der Abholung erreichbar ist. |
E-Mail-Adressen sind anklickbar. Ist für dich ein Telefon eingerichtet, lassen sich auch die Rufnummern per Klick wählen – bei den Feldern Telefon und Mobil über das Symbol daneben. Siehe Rufnummern wählen.
Die Reiter¶
Die Abwicklung: Status, Priorität, Bearbeiter, Termine.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Status | Wo der Auftrag steht – Pflichtfeld. Siehe Konfiguration. |
| Priorität | Dringlichkeit: Hoch, Normal oder Niedrig. |
| Bearbeiter | Wer die Reparatur macht. |
| Garantiereparatur | Kennzeichen, ob auf Garantie repariert wird – entscheidet, ob berechnet wird. |
| Soll-fertig | Zugesagter Termin. |
| Fertiggestellt | Wann die Arbeit tatsächlich fertig war. |
| Abgeholt am | Wann der Kunde das Gerät mitgenommen hat. |
| Fehlerbeschreibung | Was der Kunde bei der Annahme schildert. |
| Reparaturinfo | Was gemacht wurde. Wird beim Umwandeln in einen Lieferschein als Langtext vorgeschlagen. |
Fertiggestellt und Abgeholt am erscheinen erst, wenn der Auftrag gespeichert ist.
Was angenommen wurde.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geräteart | Pflichtfeld: Computer, Notebook, Drucker oder Sonstiges – bei Sonstiges mit Freitext. |
| Hersteller / Modell | Das Gerät. |
| Seriennummer | Zur eindeutigen Identifikation. |
| Werkstattnr. | Interne Nummer, z. B. der Aufkleber am Gerät. |
| Beschädigungen | Vorhandene Schäden bei der Annahme – schützt vor späteren Diskussionen. |
| Anmeldepasswort | Passwort des Kunden, falls für die Reparatur nötig. |
Rechts daneben hakst du das mitgegebene Zubehör an – Netzteil, Tasche, Netzkabel, Datenträger, Tastatur, Maus und weiteres, Sonstiges mit Freitext. Kam das Gerät ohne alles, setze Ohne Zubehör abgegeben.
Passwörter des Kunden
Das Anmeldepasswort steht im Klartext im Auftrag und ist für alle sichtbar, die den Auftrag sehen dürfen. Erfasse es nur, wenn es für die Reparatur wirklich gebraucht wird, und lösche es, wenn das Gerät raus ist.
Speichern sichert den Auftrag; oben rechts erscheint kurz ✓ Gespeichert.
Werkzeugleiste¶
| Schaltfläche | Wirkung |
|---|---|
| In LS umwandeln | Rechnet den Auftrag über einen Lieferschein ab, siehe Abrechnen. Nur bei Aufträgen mit Kunde. |
| Druckt den Kunden-Bon, den Werkstatt-Bon oder beide auf dem Bondrucker aus der Konfiguration. | |
| Kunde in neuem Tab öffnen | Öffnet die Kartei des Kunden. |
| Auftrag löschen | Nach Rückfrage endgültig. |
Abrechnen¶
In LS umwandeln öffnet ein Fenster:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Artikel | Der Abrechnungsartikel aus dem Artikel-Mapping. |
| Bezeichnung | Vorbelegt mit der des Artikels. Steht darin (...), setzt ERP² das Fertigstellungsdatum ein (ist keins gesetzt, das Belegdatum). |
| Arbeitszeit (Minuten) | Die aufgewendete Zeit. Daneben siehst du die daraus berechnete Menge. |
| Langtext | Vorbelegt mit der Reparaturinfo. |
Die Menge richtet sich nach der Einheit des Artikels: Bei AE (Arbeitseinheiten) wird je angefangene Viertelstunde eine Einheit berechnet, bei jeder anderen Einheit die Zeit in Stunden.
Darunter wählst du den Lieferschein: Vorgewählt ist Neuer LS wird erstellt. Hat der Kunde offene Lieferscheine, werden sie aufgelistet – ein Klick auf einen davon hängt die Position dort an. Neuer LS nimmt die Auswahl zurück.
In LS übernehmen erzeugt die Position und öffnet den Lieferschein. Ist in der Konfiguration eine Vortext-Position eingerichtet, steht davor eine Textzeile wie „Werkstattauftrag 3077 vom 06.07.2026". Der Auftrag wird mit dem Lieferschein verknüpft und bekommt den Status, der in der Konfiguration unter Status nach Lieferschein-Erzeugung eingestellt ist.
Zweimal abrechnen
Wurde der Auftrag schon in einen Lieferschein übernommen, fragt ERP² vor einer weiteren Übernahme nach und nennt die Nummer des Lieferscheins.
Der Ablauf¶
- Gerät annehmen, Auftrag anlegen, Status angenommen, Bons drucken.
- Status pflegen, während die Reparatur läuft; die Arbeit in der Reparaturinfo festhalten.
- Fertiggestellt setzen, Kunden benachrichtigen.
- Abrechnen über In LS umwandeln, bei Abholung Abgeholt am setzen.
Garantie zuerst klären
Setze das Kennzeichen Garantiereparatur bei der Annahme, nicht erst bei der Abrechnung – sonst wird die Diskussion mit dem Kunden hinterher geführt.