Belegarten

Jede Belegart – Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung und so weiter – hat eigene Einstellungen: wie sie auf das Lager wirkt, mit welchen Texten sie verschickt wird, mit welchen Druckvorlagen sie gedruckt wird. Du pflegst sie unter Optionen → Grundeinstellungen → Belegarten.

Belegarten nicht löschen oder umbenennen

Die Belegarten sind fest mit den Belegen verbunden. Ändere das Kürzel einer bestehenden Belegart nicht und lösche keine – du änderst hier nur ihre Einstellungen.

Kopfdaten

Feld	Bedeutung
Belegart (Kürzel)	Das interne Kürzel, z. B. AN, AU, LS, RG.
Bezeichnung	Der Name der Belegart, z. B. „Rechnung". Er erscheint unter anderem im E-Mail-Betreff über den Platzhalter {{belegart}}.
Info	Notiz für dich.

Darunter liegen die Einstellungen in Reitern.

Reiter Positionen

Feld	Wirkung
Anzahl	Wie die Belegart den Lagerbestand verändert: keine Änderung, + (Plus) oder − (Minus). Ein Lieferschein bucht ab, ein Wareneingang zu.
Reservierung	Wie die Belegart den reservierten Bestand verändert (z. B. reserviert ein Auftrag Ware).
Bestellung	Wie die Belegart den bestellten Bestand verändert (z. B. erhöht eine Bestellung ihn).
Warnung Teillieferung	Beim Weiterführen in diese Belegart (z. B. Auftrag → Lieferschein) wird gewarnt, wenn für lagergeführte Artikel nicht genug verfügbarer Bestand da ist – mit benötigter und verfügbarer Menge je Artikel.
Kreditlimit prüfen	Im Belegkopf erscheint ein deutlicher Hinweis KREDITLIMIT, wenn der Kunde sein Kreditlimit überschritten hat.
Gebindemengen prüfen	Hat ein Artikel eine Gebindemenge, weist ERP² bei der Erfassung der Position darauf hin.

Lagerwirkung nur mit Bedacht ändern

Die Einstellungen Anzahl, Reservierung und Bestellung entscheiden, wie jeder künftige Beleg dieser Art die Bestände bucht. Eine falsche Einstellung verfälscht die Bestände still und nachhaltig. Ändere sie nur in Absprache mit deiner ERP²-Betreuung.

Reiter Texte

Feld	Wirkung
E-Mail Betreff, E-Mail Text, E-Mail Text (HTML)	Vorlage für den Versand per E-Mail – siehe E-Mail-Versand.
Kopftext Original / Fußtext Original	Feste Texte, die beim ersten Druck eines Belegs (dem Original) über bzw. unter den Positionen gedruckt werden – zusätzlich zum Kopf- und Fußtext des Belegs.
Kopftext Kopie / Fußtext Kopie	Dasselbe für jeden weiteren Druck (die Kopie), z. B. „Kopie – Duplikat".

Ob und wo die festen Texte erscheinen, hängt vom Druck-Script deiner Installation ab. Neben jedem Feld öffnet der Knopf {{…}} die Liste der Platzhalter.

Reiter Email-Dokumente

Dateien, die bei jedem E-Mail-Versand dieser Belegart mitgehen oder zur Auswahl stehen – siehe Dokumente automatisch anhängen.

Reiter Scripte

Hier hinterlegst du, welches Script bei bestimmten Ereignissen dieser Belegart automatisch ausgeführt wird. Du trägst jeweils das Kürzel des Scripts ein:

Feld	Ausgeführt …
Script Abruf	beim Weiterführen eines Belegs, etwa vom Auftrag zum Lieferschein
Script Kopf speichern	beim Speichern des Belegkopfs
Script Position speichern	beim Speichern einer Position

Leer bedeutet: kein Script. Die Felder Script Neu, Script Löschen und Script Druck belegst du nur nach Vorgabe deiner ERP²-Betreuung.

Reiter Druckvorlagen

Hier legst du fest, mit welchen Vorlagen Belege dieser Art gedruckt werden können. Jede Zeile ist eine Druckvorlage:

Spalte	Bedeutung
Nr.	Reihenfolge in der Auswahl. Die erste Vorlage ist Standard, solange der Benutzer nichts anderes eingestellt hat.
Vorlage (Dateiname)	Das Druck-Script, z. B. print_rg.php.
Parameter	Zusätzliche Angaben an das Script, etwa für eine Variante desselben Layouts.
Bezeichnung	Was der Anwender im Druckdialog sieht, z. B. „Rechnung mit Briefkopf".
Drucker	Der vorbelegte Drucker. Leer = Ausgabe als PDF im Browser.
E-Mail, E-Mail-Standard, E-Mail-Betreff	Ob und wie die Vorlage beim E-Mail-Versand angeboten wird – siehe Druckvorlage für den E-Mail-Versand.

Im Druckdialog eines Belegs wählt der Anwender dann zwei Dinge getrennt:

• die Druckvorlage aus den hier angelegten Vorlagen und
• den Drucker – vorbelegt mit dem Drucker der Vorlage, frei änderbar. PDF (Browser) zeigt den Beleg als PDF an, statt ihn zu drucken.

Welche Vorlage für einen Benutzer vorausgewählt ist, legst du je Benutzer und Belegart im Reiter Druckeinstellungen der Benutzerverwaltung fest; jeder Benutzer kann das auch selbst unter Mein Konto ändern.

Neue Vorlagen kommen von der Betreuung

Das Druck-Script selbst erstellt deine ERP²-Betreuung. Du ordnest es hier nur der Belegart zu, gibst ihm einen verständlichen Namen und einen Drucker.

Reiter Anzeige

Hier legst du die Einträge der Zeitraum-Auswahl in der Belegliste fest – etwa „letzte 30 Tage", „letztes Jahr", „alle". Jeder Eintrag besteht aus einer Anzahl Tage (99999 = alle anzeigen) und einer optionalen Bezeichnung. Ein Eintrag lässt sich als Standard markieren; mit ihm öffnet sich die Belegliste.