Automatische Belege

Wiederkehrende Leistungen – die monatliche Wartungspauschale, die jährliche Lizenz – musst du nicht jedes Mal neu erfassen. Ein automatischer Beleg ist eine Vorlage, aus der ERP² zu festen Terminen einen Lieferschein erzeugt. Aus dem erzeugst du wie gewohnt die Rechnung.

Die Liste

Verkauf → automat. Belege listet alle Vorlagen, sortiert nach der nächsten Fälligkeit. Über Zeitpläne anlegen/ändern pflegst du die Zeitpläne, siehe Zeitplan.

Eine Vorlage anlegen

Verkauf → automat. Belege → neu anlegen (F9) öffnet die Adresssuche. Nach der Auswahl des Kunden legt ERP² die Vorlage an und übernimmt Rechnungs- und Lieferadresse, Liefer- und Zahlungsbedingungen aus der Adresse.

Aufgebaut ist die Vorlage wie jeder andere Beleg – siehe Grundlagen der Belegbearbeitung:

Reiter	Inhalt
Kopf/Fuß	Adressen, Ansprechpartner, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Referenz, Termin Warenausgang, Kopftext, Fußtext und interne Info. Zum Ändern den Kopf in den Bearbeitungsmodus schalten.
Positionen	Die Positionen, die bei jeder Erzeugung in den Lieferschein übernommen werden.
Info	Wann und von wem die Vorlage angelegt und zuletzt geändert wurde.

Kopftext und Fußtext gehen bei jeder Erzeugung unverändert in den Lieferschein.

Positionen mit wechselndem Zeitraum

Eine Pauschale soll auf jedem Beleg den richtigen Monat nennen. Dafür stehen in Bezeichnung und Langtext einer Position Zeit-Platzhalter zur Verfügung, die beim Erzeugen ersetzt werden – aus „Wartungspauschale {{MONAT}} {{J}}" wird „Wartungspauschale August 2026".

Du musst dir die Kürzel nicht merken: Der Knopf {{…}} im Positionsfenster listet alle Platzhalter mit Beispiel und fügt sie per Klick ein. Die vollständige Liste steht unter Platzhalter.

Planen

Im Belegkopf zeigt das Feld Fälligkeit, wann der nächste Lieferschein entsteht. Ist es rot und leer, ist die Vorlage nicht geplant und erzeugt nichts.

Planen öffnet das Fenster Automatischen Beleg planen:

Feld	Bedeutung
Zeitplan auswählen	Nach welchem Zeitplan die Vorlage wiederholt wird.
Start-Datum	Wann der erste Lieferschein entsteht. Vorbelegt mit der nächsten Fälligkeit des gewählten Zeitplans – bei einer schon geplanten Vorlage mit ihrer gespeicherten Fälligkeit. Ein Datum in der Vergangenheit wird abgelehnt.

OK speichert die Planung und trägt die Fälligkeit ein. Löschen im selben Fenster nimmt die Planung heraus; die Vorlage bleibt erhalten.

Zeitplan

Ein Zeitplan beschreibt den Rhythmus:

Feld	Bedeutung
Bezeichnung	Name, unter dem der Zeitplan beim Planen erscheint, z. B. „monatlich zum 1.".
Info	Freitext.
Startdatum / Startzeit	Ab wann der Zeitplan gilt.
Wiederholung	Täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich.
Intervall	Alle wie viele Tage, Wochen, Monate oder Jahre – 3 bei monatlich bedeutet „vierteljährlich".
Aktiv	Nur aktive Zeitpläne stehen beim Planen zur Auswahl.

Gemeinsame Zeitpläne

Die Zeitpläne gelten für automatische Belege und automatische Tickets gemeinsam. Änderst du einen Zeitplan, betrifft das alle Vorlagen, die ihn verwenden.

Erzeugung

Fällige Vorlagen werden einmal täglich frühmorgens von einem Cronjob verarbeitet. Für jede entsteht ein neuer Lieferschein mit heutigem Belegdatum; die Platzhalter in den Positionen werden dabei ersetzt. Danach berechnet ERP² aus dem Zeitplan die nächste Fälligkeit.

Ohne laufenden Cronjob passiert nichts

Automatische Belege entstehen nur, wenn der Cron von ERP² läuft. Bleibt ein erwarteter Lieferschein aus, prüfe zuerst dort – und dann, ob die Vorlage eine Fälligkeit hat.

Protokoll per E-Mail

Wer jeden erzeugten Lieferschein zusätzlich im Fehlerprotokoll sehen will, das ERP² per E-Mail versendet, schaltet in den Grundeinstellungen (Allgemeine Einst., Reiter Allgemein) Autobelege in warning.log protokollieren ein. Ab Werk ist das ausgeschaltet.

Weitere Schaltflächen

Schaltfläche	Wirkung
Kunde in neuem Tab öffnen	Öffnet die Kartei des Kunden.
Auto-Beleg löschen	Löscht die Vorlage. Bereits erzeugte Lieferscheine bleiben bestehen.